به گزارش روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران، گزارش عملکرد دفتر انفورماتیک کانون سردفتران و دفتریاران در سال گذشته (1388) به این شرح است:
در کنار نرم افزارهایی که در مجموعه کانون مورد استفاده واحدهای مختلف است، نرم افزار ثبت اطلاعات آمار ماهانه ارسالی دفاتر در تاریخ 7/2/88 مورد بهره برداری قرار گرفت. نرم افزار اتوماسیون اداری هم نیمه خرداد سال گذشته با اعمال تغییراتی مطابق نیازهای اعلام شده، در اختیار واحد نظارت و بازرسی کانون قرار گرفت تا ازین پس این واحد قادر به ثبت ابلاغ ها و گزارشات بازرسی در رایانه و تهیه آمارهای مورد نیاز خود باشد.
جهت ثبت و نگهداری اطلاعات پایه دفاتر اسناد رسمی، سران دفاتر، دفتریاران و اعضای خانواده آن ها از مدتها قبل نیاز به تهیه نرم افزاری جامع احساس می شد که این مهم در سال 88 تحقق یافت. پس از برگزاری جلسات متعدد و بررسی دقیق اطلاعاتی که باید نگهداری شوند و دستیابی به شناخت کامل از پروژه و صرف بالغ بر 200 نفر ساعت کار کارشناسی، مراحل تجزیه، طراحی و پیاده سازی پروژه آغاز شد و در حال حاضر پایگاه داده اطلاعات پایه عملیاتی شده است.
همچنین نرم افزار دیگری که در سال گذشته مورد توجه این دفتر قرار گرفت، نرم افزار چاپ و تهیه دفترچه های بیمه درمانی اعضای تحت پوشش کانون سردفتران و دفتریاران بود. کلیه مراحل شناخت، تجزیه - تحلیل و طراحی این نرم افزار از اواخر سال 88 آغاز شد و پس از 3 ماه کار پیاپی، بزودی نسخه اولیه پیاده سازی شده این نرم افزار در اختیار واحد درمان کانون قرار خواهد گرفت.
از دیگر پروژه های در دست انجام واحد انفورماتیک کانون تهیه و راه اندازی پورتال جامع تخصصی جهت جمع آوری اطلاعات دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور و تخصیص شناسه یکتای دفاتر است که مراحل تجزیه_ تحلیل این پروژه در دست انجام است.
همچنین شرح اقدامات انجام شده در خصوص 10% حق التحریر بیمه و بازنشستگی دفاتر اسناد رسمی به این شرح است:
1- روزانه بطور میانگین در حدود 150 الی 200 برگ آمار ماهیانه و 150 الی 200 برگ اعلام 10% ارسالی توسط دفاتر از دبیرخانه کانون جهت ثبت در سیستم مکانیزه به این واحد ارسال می شود. به دلیل حجم بالای آمار رسیده، اطلاعات با تاخیر 2 تا 3 هفته ای وارد سیستم ها خواهد شد. با این وصف اطلاعات اردیبهشت ماه 1389 در حال تکمیل است.
2- جهت رفع نقص از پرونده بیمه و بازنشستگی و حذف150-200 برگ شامل نامه ها، فتوکپی فیشها و ... از پرونده 10%، گزارش عملکرد از سال 80 لغایت اسفند 87 به صورت تفکیک سالانه برای 557 دفتر از دفاتر تهران ارسال شده است. این گزارش مبنای صدور هرگونه گواهی در بازه زمانی فوق خواهد بود و هنگام اضطرار برای اخذ مرخصی، بازرسی، جابجایی و ...بدون هیچگونه اتلاف وقتی گواهی پرداخت صادر خواهد شد.
3- برای تهیه گزارش فوق تمام واریزی دفاتر به بانک (اسناد حسابداری موجود در کانون) و اطلاعات 10% و آمار تحریر اعلامی دفاتر جهت مطابقت مورد بررسی قرار گرفته است. در صورت مشاهده اشتباهی در اسناد حسابداری این موارد به واحد حسابداری اعلام می شود که در سال گذشته نزدیک به 557 دفتر از این نظر مورد بررسی قرار گرفته اند.
4- جهت ارائه مفاصا حساب (تائیدیه واریز دفاتر) به دفاتر کل کشور از این واحد استعلام واریز 10 % به عمل می آید. چنانچه پرونده دفاتر دارای نقص مدارک یا کسری واریز و هرگونه اشکالی در پرونده بیمه و بازنشستگی باشند، توسط این واحد تماس تلفنی برقرار می شود و فرم مربوط به رفع نقص از پرونده برای دفاتر ارسال و پس از بازگشت پاسخ از جانب دفاتر و رفع نقص، گزارش مربوطه به واحد حسابداری کانون اعلام و ارسال شده است که در سال گذشته بالغ بر 436 مورد از دفاتر به روش فوق بررسی شده اند.
5- با توجه به الزام کمیسیون تقسیم اسناد تهران جهت معرفی مرکز کار دهنده به دفاتر، گزارش مربوط به عملکرد سالانه دفاتر از واحد آمار و انفورماتیک استعلام می شود. چنانچه دفاتر مورد نظر واحد تقسیم اسناد دارای نقص در پرونده باشند مورد پیگیری و رفع نقص قرار می گیرد و سپس گزارش عملکرد دفتر در اختیار کمیسیون تقسیم اسناد قرار می گیرد. در سال گذشته تعداد 507 دفتر آمار گیری و تحویل واحد تقسیم اسناد گشته است.
6- طبق مصوبه ردیف 14 مورخ 19/11/1387 صندوق تعاون کانون سردفتران و دفتریاران در خصوص اعطای وام به دفاتر دارای درآمد بالای 50 میلیون ریال، رفع نقص از پرونده این دفاتر به روش معمول انجام می پذیرد و پیرو نامه درخواست صندوق تعاون اعلام درآمد می شود که در سال گذشته نزدیک به 20 مورد از این نوع نامه به واحد انفورماتیک ارسال شده است.
7- در خصوص همکاری با واحد نظارت و بازرسی کانون نیز پس از دریافت نامه درخواست دفاتر در حال بازرسی گزارش دفاتر مورد نظر تهیه و تسلیم واحد بازرسی شده است. پس از اتمام بازرسی توسط بازرسان کانون، گزارش تکمیلی تحویل دفتر انفورماتیک می شود تا اطلاعات ثبت سیستم شود و اقدامات مربوطه انجام گیرد. در سال گذشته تعداد زیادی از این نوع گزارشات تحویل واحد بازرسی شده است.
8- راهنمایی دفاتر در خصوص ارسال مدارک مناسب به کانون (آمار ماهانه و 10 %) جهت یکسان سازی روش اعلام اطلاعات دفاتر به کانون، از طریق مکالمات تلفنی و یا حضوری از دیگر فعالیت های روزانه این واحد است.
جهت تکمیل این گزارش آمار زیر ارائه می شوند. لازم به ذکر است که کلیه آمارهای ذیل به صورت واقعی و در محدوده 7 روز کاری تهیه شده است و متوسط آن برای یک روز کاری نمایش داده می شود:
- متوسط تعداد برای ورود اطلاعات فیش های واریزی دفترخانه ها در روز 71/436 مورد.
- متوسط تعداد برای ورود اطلاعات جداول آماری ارسالی دفترخانه ها در روز 42/250 جدول.
- متوسط تعداد برای ورود اطلاعات دفترخانه های جدید در روز 28/4 مورد.
- متوسط تعداد برای تکمیل اطلاعات دفترخانه ها در روز 14/19 مورد.
- متوسط تعداد برای ورود اطلاعات و کنترل بازرسی در روز 57/3 مورد.
- متوسط تماس با دفاتر جهت رفع نقص و پیگیری مدارک ارسالی 10% و یا جداول آماری معادل یک نفرساعت در روز.
- متوسط زمان برای کنترل پرونده 10% جهت صدور مفاصاحساب معادل یک نفرساعت در روز.
- متوسط زمان برای تهیه گزارشات 7 صفحه ای دفاتر معادل یک نفرساعت.
- متوسط زمان برای چک کردن فیش های تعریف نشده در روز معادل یک نفر ساعت.
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر