یكی از مناصب بسیار مهم، خطیر و مورد بحث در حقوق مربوط به دفاتر اسناد رسمی، منصب دفتر یاری است. برخلاف سران دفاتر اسناد رسمی كه به موجب ماده 3 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی (اصلاحی 27/11/1360) به طور سراسری وعمومی، از طریق آگهی، امتحانات ورودی و اختبار، انتخاب گردیده یا به موجب اختیارات حاصله از ماده 69 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 توسط سردفتر بازنشسته و از كارافتاده یا ورثه سردفتر متوفی یا متوفاه معرفی و توسط كمیسیون منتخب از آنان اختبار به عمل آمده و پس از اخذ نظر مشورتی كانون سردفتران و دفتریاران، دادستان محل یا دادگاه بخش (حسب مورد) توسط سازمان ثبت اسناد و املاك كشور پیشنهاد و با ابلاغ ریاست قوه قضائیه به این سمت منصوب خواهند شد. دفتریاران، مطابق قسمت اخیر ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی 1354، بنا به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاك كشور به این سمت منصوب خواهند شد.
از سال 1354 به بعد، دفترخانه اسناد رسمی توسط یك سردفتر (كه مسئول اصلی دفترخانه می‌باشد) اداره می‌گردد و غیر از نامبرده، سازمان اداری دفترخانه مركب از یك دفتریار اول (كه معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد واملاك می‌باشد) و عنداللزوم یك دفتریار دوم (كه در غیاب دفتریار اول، به عنوان جانشین قانونی دفتریار انجام وظیفه خواهد نمود و در سایر موارد به عنوان كارمند دفترخانه محسوب می‌گردد) و تعدادی كارمند (سندنویس، ثبات واپراتور كامپیوتر و كارمند خدماتی) خواهد بود.
تاریخچه شكل‌گیری دفاتر اسناد رسمی :
نطفه اولیه و ابتدایی شكل‌گیری مركزیتی جهت ثبت رسمی اسناد مراجعان، به قانون ثبت اسناد مصوب سال 1290 شمسی بازمی‌گردد.باید یادآوری نمود كه در آن دوران، شكل اولیه دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان جنبه استقلالی نداشته است. مطابق قانون یاد شده، به منظور رسمیت دادن به اسناد قاطبه مردم، دوایر ثبت اسناد به عنوان نهادی دولتی، از دو قسمت 1 ـ مباشرین ثبت اسناد 2ـ دفتر راكد تشكیل می‌گردید. مباشرین ثبت اسناد (اسلاف دولتی سران دفاتر امروزی)، در حقیقت جزو كارمندان اداره ثبت اسناد واملاك محسوب می‌گردیدند كه وظایف آنان در ماده 47 قانون مرقوم،اینچنین تبیین شده بود:
الف: ثبت اسنادی كه نزد آنان می‌آورند.
ب: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد و سواد از اسناد ثبت شده.
ج: انجام تصدیقات (مبنای امروزین گواهی امضا).
د: پذیرش و حفظ اسنادی كه در نزد مباشرین ثبت امانت می‌گذارند.
چون مراكز تنظیم اسناد رسمی در ادارات ثبت مستقر بودند و به علت اینكه مباشرین ثبت، جزو اركان اداره ثبت اسناد و املاك یا به نوعی كارمند و نماینده دولت محسوب می‌شدند، لذا در آن زمان نیازی به وجود نماینده یا دفتریار احساس نمی‌شد.
در سال 1302 قانون ثبت اسناد و املاك جدیدی به تصویب كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی رسید كه مطابق ماده 5 قانون یاد شده، هر دایره ثبت اسناد، از دو قسمت زیر تشكیل می‌شد.
1ـ شعبه ثبت: به ریاست یك نفر رئیس شعبه و توسط چندین مأمور متخصص (بنام مباشرین ثبت) اداره می‌شد.
2ـ شعبه ضبط: كه دارای دفتر ثبت خلاصه سوادها و دفتر ثبت عایدات بود و توسط سایر كارمندان (اجزاء) اداره ثبت تصدی می‌شد.
قانون یاد شده، در شرح وظائف مباشرین ثبت (آنچه كه در ماده 47 قانون سابق مندرج شده بود) تغییراتی را پدیدار ساخت كه از عمده‌ترین تغییرات آن می‌توان به لغو ضمنی دادن صورت ثبت دفاتر توسط مباشرین ثبت به متقاضیان اشاره داشت. لیكن علیرغم چنین حذفی، در عمل مباشرین ثبت در آن روزگاران صورت ثبت سند را به متقاضیان، ارائه می‌نمودند.تصویب اولین قانون مربوط به تشكیل مستقل دفترخانه‌های اسناد رسمی، به سال 1307 باز می‌گردد. مطابق ماده 1 قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب 13/11/1307 كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی، در نقاطی كه وزارت عدلیه مقتضی بداند برای ترتیب اسناد رسمی، به عده كافی دفاتر اسناد رسمی معین خواهد نمود. با بررسی سایر مواد دیگر قانون مرقوم، متوجه می‌شویم كه با وضع قانون یاد شده، ثبت اسناد رسمی به آرامی از سیطره دولتی (به علت كارمند دولت بودن مباشر ثبت) خارج گردیده و به نهاد خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) واگذار می‌گردد. و براساس همین طرز تفكر است (برداشتن بار تنظیم سند از روی دوش دولت) است كه دفاتر اسناد رسمی شكل می‌گیرد، علیرغم اینكه صلاحیت دفاتر در آن زمان محلی بوده است. به عبارت دیگر اولین اقدام مربوط به خصوصی‌سازی تنظیم اسناد مراجعان، به قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1307 باز می‌گردد. علاوه بر آنكه اسناد در اداره ثبت رسمیت می‌یافت، دفاتر اسناد رسمی نیز مبادرت به رسمیت دادن اسناد عادی مردم می‌نمودند.
در آن زمان، هر دفتر اسناد رسمی مركب از یك نفر صاحب دفتر و لااقل یك نفر نماینده اداره ثبت اسناد بوده است. با تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 20/1/1308، قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307 عملاً منسوخ می‌گردد.
نحوه نگارش قانون مرقوم (قانون ثبت اسناد واملاك 1308) این مسأله را به ذهن تداعی می‌نماید كه قانونگذار وقت، به نوعی قانون ثبت اسناد مصوب 1302 شمسی را با قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307 تلفیق نموده و حوزه صلاحیت محلی دفاتر اسناد رسمی را از حالت محدود به حالت نامحدود تبدیل نموده است. مضافاً مطابق ماده 203 قانون جدیدالتصویب، وظیفه نمایندگان اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی (اسلاف دفتریاران) در مورد معاملات راجع به عین یا منافع املاك ثبت شده، اخذ حق‌الثبت سند نقل و انتقال املاك و الصاق نمودن تمبر معادل آن به سند انتقالی و ابطال تمبر مربوطه و ارسال سند به اداره ثبت محل وقوع ملك بوده است تا اجزاء ثبت (كارمندان مستقر در اداره ثبت محل وقوع ملك) واقعه یا عمل حقوقی انجام یافته را در دفتر املاك موجود در اداره ثبت درج نمایند.در سال 1310، قانون ثبت اسناد و املاك كنونی به تصویب مجلس شورای ملی رسیده و جانشین قانون سال 1308 می‌گردد و این در حالی است كه عملاً دفاتر اسناد رسمی از سال 1307 به صورت موردی و محلی از اداره ثبت منتزع شده و به صورت نهاد خصوصی در كنار اداره ثبت مبادرت و به موازات آن به ثبت اسناد مراجعان می‌نمودند. به عبارت دیگر عمل ثبت اسناد تا قبل از تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، هم به وسیله اداره ثبت (توسط مباشرین دفتر ثبت) و هم به وسیله دفاتر اسناد رسمی (كه توسط ماده 1 قانون سال 1307 بنا به صلاحدید وزیر عدلیه، آنهم به صورت موردی و با صلاحیت محلی تشكیل گردیده بودند) صورت می‌گیرد. (برداشت مفهومی از ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307). قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، كماكان به ثبت توامان اسناد رسمی توسط مباشرین ثبت (كه به موجب ماده 49 قانون مرقوم به مسئولین دفاتر تغییر نام یافته‌اند) و دفاتر اسناد رسمی اعتقاد دارد. ماده 49 قانون جدیدالتصویب كه در حقیقت برداشتی از ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1290 و ماده 142 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1308 بود، همان وظایف و اختیارات مباشرین ثبت را به مسئولین دفاتر هم تعمیم می‌دهد. (باید توجه نمود كه معنای مسئولین دفاتر، مندرج در ماده 49 قانون ثبت اسناد واملاك سال 1310، بدواً بر مباشرین ثبت صادق بوده و همچنین بعدها قابل تعمیم به صاحبان دفاتر اسناد رسمی بوده است) زیرا همان قانونگذار در مواد 81 و 91 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، به شرح عملكرد دفاتر اسناد رسمی پرداخته و با لحاظ نمودن ماده 91 قانون مرقوم متوجه می‌شویم كه عملكرد صاحبان دفاتر اسناد رسمی و مباشرین ثبت (كه اینك به مسئولان دفاتر تغییرنام داده‌اند) واحد بوده است، لذا به لحاظ وحدت عملكرد صاحبان دفاتر و مباشرین ثبت در تنظیم اسناد مراجعان، نام مسئولین دفاتر را كه اصولاً برای مباشرین ثبت انتخاب نموده، و همین معنا را به صاحبان دفاتر اسناد رسمی نیز قابل تسری می‌داند. حتی این نقطه نظر بعدها در ماده 29 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نیز قابل تعمیم تجلی می‌یابد.
صاحبان دفاتر اسناد رسمی در كنار مباشرین اداره ثبت، یكی به عنوان نهاد خصوصی و دیگری به عنوان‌های دولتی توأمان مبادرت به رسمیت دادن اسناد مراجعان به ویژه در خصوص نقل و انتقال عرصه و اعیان و منافع غیرمنقول می‌نمایند.تفاوت بین عملكرد این دو نهاد، در این است كه نمایندگان ثبت فقط در دفاتر اسناد رسمی مستقر بودند و اصول اسناد تنظیمی را به ضمیمه حق‌الثبت مأخوذه به اداره ثبت ارسال می‌نمودند تا این موضوع توسط اجزاء اداره ثبت در دفتر املاك درج گردد. حال آنكه مباشرین ثبت (مسئولان دفاتر) كه كارمندان موظف اداره ثبت بوده و در آن اداره مستقر بوده‌اند، قاعدتاً نیازی به حضور نماینده (كه وظیفه‌اش كنترل اسناد ثبت شده در مكان دیگر است) نداشتند.به تبعیت از قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1307، قانون جدیدالتصویب (قانون ثبت اسناد و املاك 1310) در ماده 84 خود، علاوه بر صاحبان دفاتر اسناد رسمی كه دارای دفتر ثبت اسناد رسمی بودند، حضور شخص دیگری بنام نماینده اداره ثبت را در دفاتر اسناد رسمی به رسمیت شناخته بود كه وی نیز می‌بایست همانند صاحب دفتر، دارای دفتری باشد كه عین سند ثبت شده در دفتر صاحب دفتر را در دفتر خود درج نماید. استثنایی كه در این زمینه وجود داشت، ماده 85 قانون مرقوم بود و آن حالتی بود كه هرگاه صاحب دفترخانه اسناد رسمی، مجتهد جامع‌الشرایط باشد، در آن صورت نیازی به حضور نماینده اداره ثبت در دفترخانه وی و مآلا نیازی به وجود دفتر نماینده ثبت در آن دفترخانه نبوده است (با اجازه عدلیه) بلكه دفتری واحد جهت ثبت اسناد در دفترخانه مجتهد جامع‌الشرایط قرار داشته و همچنین دفتری در اداره ثبت محل وجود داشت، تا سندی كه مطابق مقررات از دفتر مجتهد جامع‌الشرایط صادر شده و انتساب امضاء مجتهد جامع‌الشرایط از نظر اداره ثبت مسلم باشد، به وسیله اجزاء ثبت در دفتر موجود در اداره ثبت نیز درج گردد. تفاوت دیگری كه بین دو قانون یاد شده (قانون ثبت اسناد رسمی 1308 و 1310) وجود داشت، بحث اختیاری بودن ثبت املاك و مالاً نقل و انتقال آن به موجب سند عادی یا رسمی در قانون مقدم و اجباری شدن آن در قانون موخر است. (توجه به مواد 46 و 47 قانون ثبت اسناد و املاك 1310 در این زمینه حائز اهمیت فراوان است)تا سال وضع قانون موخر، به لحاظ وضعیت نامساعد اقتصادی ـ اجتماعی جامعه ایران، هنوز در همه نقاط این مملكت دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت تشكیل نشده یا اگر هم تشكیل شده بود، ادارات و دفاتر تشكیل شده دارای شرایط كیفی و مطلوب نبوده‌اند. به همین جهت قانونگذار در دو مورد (1ـ ثبت اسناد كلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقول كه در دفتر املاك ثبت نشده. 2ـ صلح‌نامه، هبه‌نامه و شركت‌نامه) اجباری بودن ثبت اینگونه اسناد را به صلاحدید وزارت عدلیه واگذار و محول نموده بود.
تا سال 1316 وضعیت دوگانه تنظیم سند، از لحاظ مرجع ثبت اسناد راجع به اموال غیرمنقول همچنان ادامه داشت (البته باید در نظر داشت كه با نزدیك شدن به سال 1316 شاهد اقبال عمومی و استقبال مقامات دولتی به منظور انتزاع و انتقال اختیارات راجع به تنظیم سند از سوی اداره ثبت به سمت دفاتر اسناد رسمی می‌باشیم).با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی در مورخه 15/3/1316، كلاً وظیفه تنظیم سند از اداره ثبت منتزع و این وظیفه به عهده دفاتر اسناد رسمی محول می‌گردد و به موجب این قانون و برای اولین بار اصطلاح سردفتر (به جای صاحب دفتر یا مسئول دفتر ) باب می‌شود. قانونگذار در قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316، علاوه بر پیش‌بینی فردی بنام نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی، همچنین به منظور معاضدت سردفتر حضور فرد دیگری را نیز مفروض می‌داند كه صرفاً عنوان معاون سردفتر را داشته و دفتریار نامیده می‌شود.پس عملاً از سال 1316 به بعد، دفاتر اسناد رسمی (حسب مورد و با در نظر گرفتن درجات آنها) متشكل از یك نفر سردفتر، یك یا دو نفر دفتریار و یك نفر نماینده اداره ثبت و تعدادی كارمند بوده است. مطابق قانون كنونی ثبت، (قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1310) از سال 1310 تا سال 1316، در صورتی كه سردفتر اسناد رسمی، ضمناً مجتهد جامع‌الشرایط نیز بود، بدون حضور نماینده اداره ثبت و به تنهایی دفتر خود را اداره می‌نمود (صرفاً نامبرده دارای تعدادی كارمند دفترخانه بوده است) به عبارت دیگر دفتر وی در زمان حاكمیت قانون یاد شده فاقد نماینده اداره ثبت بوده است. لیكن از این تاریخ به بعد، (ازسال 1316، یعنی سال انتزاع تنظیم سند رسمی از اداره ثبت و عدم وجود دفتر ثبت معاملات غیرمنقول در اداره مذكور) دفترخانه وی، علیرغم عدم وجود نماینده اداره ثبت، می‌بایست دارای دفتریار بوده و وظیفه نماینده اداره ثبت نیز مطابق ماده 24 نظامنامه آتی‌الذكر بر عهده دفتریار بوده است (یك دفتر جاری در اختیار سردفتر و دفتر نماینده اداره ثبت در اختیار دفتریار) و این یكی از تفاوت‌هایی است كه بین قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 از یك طرف و قانون دفاتر اسناد رسمی 1316 از طرف دیگر وجود داشته است.در سال 1316 و در اجرای مواد 9 و 10 و 15، 20، 21، 22، 24، 36، 53، 57 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی در 85 ماده به تصویب وزارت عدلیه رسیده كه در آن كاملاً به مسأله تفكیك عملكرد دفتریار و نماینده اداره ثبت اشاره شده است. (ماده 24 و 25 نظامنامه مزبور)[6]براساس ماده 47 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، در سال 1317 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی در 64 ماده به تصویب می‌رسد. ماده 19 آئین‌نامه مرقوم كماكان بر ضرورت وجودی دو دفتر ثبت اسناد در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر نماینده ثبت) تأكید نموده بود. به همین دلیل، بر طبق ماده 24 نظامنامه مزبور، در صورت عدم وجود نماینده اداره ثبت در دفترخانه، دفتریار وظیفه نماینده اداره ثبت را نیز عهده‌دار بوده است. دفتریار مذكور (صرفاً و فقط علاوه بر معاونت در این حالت) تنها معاون سردفتر محسوب نمی‌گردید، بلكه نامبرده هم معاون سردفتر و هم جانشین نماینده اداره ثبت بوده و مآلاً عهده‌دار وظائف وی نیز می‌گردید. نمودار زیر وضعیت دفترخانه را در این حالات به تفكیك نشان می‌دهد.
نمودار وضعیت دفترخانه از سال 1310 تا 1316:
سردفتر غیر مجتهد
دفتریار و جانشین نماینده اداره ثبت (در صورت غیبت نماینده)
سردفتر غیرمجتهد
دفتریار و نیز دارای نماینده ثبت در دفترخانه
دفترخانه دارای دو دفتر ثبت بوده است
سردفتر مجتهد جامع‌الشرایط
فقط دارای دفتریار است.
دفترخانه دارای یك دفتر ثبت اسناد است.
وضعیت دفاتر اسناد رسمی تا سال 1354 به همین منوال ادامه داشت، تا اینكه در مورخه 25/4/1354، با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران،دفتریار دفترخانه علاوه بر سمت معاونت سردفتر، نمایندگی اداره ثبت را نیز قانوناً عهده‌دار می‌گردد. به عبارت دیگر از این تاریخ به بعد، به حكم قانون، سمت نمایندگی اداره ثبت و معاونت سردفتر بر روی هم منطبق گردیده و شخص واحدی بنام دفتریار عهده‌دار هر دو وظایف یاد شده می‌شود. بنابراین از این تاریخ به بعد دیگر شاهد حضور شخص ثالثی بنام نماینده اداره ثبت در دفترخانه نمی‌باشیم. مضافاً كلیه اسناد به جای اینكه در دو دفتر ثبت شود فقط در یك دفتر بنام دفتر سردفتر (یا دفتر جاری یا دفتر دفترخانه) ثبت می‌گردد و وجود دفتر ثانی ثبت سند (دفتر جاری نماینده ثبت) نیز به صراحت ماده 18 قانون مرقوم ملغی می‌گردد.ضمناً به مودّای ماده 29 قانون جدیدالتصویب، مواد 49 تا 69 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310در خصوص مسئولان دفاتر (همانطور كه قبلاً بیان شد و قابل اطلاق توامان به مباشرین ثبت و صاحبان دفاتر بود) نسبت به سردفتران و دفتریاران نیز جاری گردید.
در مورخه 17/10/54، آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 در 32 ماده به تصویب وزارت دادگستری رسید. قابل ذكر اینكه تعدادی از مواد آئین‌نامه یاد شده در مورخه 27/11/60 و همچنین تعداد قلیلی از آن در مورخه 6/5/61 توسط شورای عالی قضایی (جانشین قانونی وزیر دادگستری براساس قانون تفویض اختیارات وزیردادگستری به آن شورا) مورد بازنگری قرار گرفت.نتیجه‌گیری تاریخی
از بررسی كلیه قوانین و مقررات وضع شده اعم از قانون، آئین‌نامه، نظامنامه در خصوص حقوق ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمی از 1290 شمسی تاكنون، نتایج تاریخی بسیار جالبی به دست می‌آید.
1ـ از سال 1290 تا سال 1307 (حدوداً 17 سال) عملیات رسمیت دادن به اسناد عادی مراجعان، تنها به وسیله دوائر ثبت و آن هم صرفاً توسط مباشرین ثبت صورت می‌گرفت. از سال 1307 تا سال 1316 (قریب 9 سال) عملیات ثبت اسناد رسمی متعاملین به ویژه اسناد راجع به معاملات اموال غیرمنقول، به صورت تلفیقی هم توسط اداره ثبت و هم به وسیله دفاتر اسناد رسمی صورت می‌گرفت. به لحاظ عدم تقویت دفاتر اسناد رسمی در سال 1307 غلبه با تنظیم اسناد به وسیله دوائر ثبت بوده و بالعكس در اوائل سال 1316، شاهد اقبال عمومی و گرایش به سمت تنظیم اسناد رسمی به وسیله دفاتر اسناد رسمی می‌باشیم و از سال 1316 به بعد، صرفاً شاهد تنظیم اسناد رسمی متعاملین به وسیله دفاتر اسناد رسمی و انتزاع آن از ادارات ثبت می‌باشیم.
نمودار زیر بیان‌كننده سیر تاریخی مرجع ثبت رسمی اسناد مراجعان می‌باشد.
تاكنون 1316 1307 1290
فقط توسط دفاتر اسناد رسمی هم توسط دوایر ثبت و هم دفاتر اسناد رسمی فقط توسط دوایر ثبت
2 ـ چون از سال 1290 تا سال 1307 (حدود 17 سال) دوائر ثبت به تنهایی مبادرت به تنظیم اسناد متعاملین می‌نمودند، لذا اصطلاحاتی نظیر نماینده اداره ثبت در این دوره معنا و مفهومی نداشته و با تشكیل اولین دفاتر اسناد رسمی به موجب قانون سال 1307، ضرورت حضور نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی قابل توجیه می‌باشد. زیرا این زمان، لحظه‌ای است كه نهادی خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) در كنار یك نهاد دولتی (اداره ثبت) مبادرت به تنظیم اسناد مراجعان می‌نماید. به همین جهت ضرورت حضور نماینده و نظارت بر جریان كار ثبت اسناد از جانب دولت در دفاتر اسناد رسمی انكارناپذیر است.
از سال 1307 تا سال 1316 (قریب 9 سال) دفترخانه صرفاً با حضور صاحب دفتر و نماینده اداره ثبت و تعدادی كارمند دفتری اداره می‌گردد. هر یك از نامبردگان (صاحبان دفاتر و نماینده اداره ثبت) دارای دفاتر مخصوصی جهت ثبت اسناد و آنهم به طور جداگانه می‌باشند و سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر ثبت و آنگاه در دفتر نماینده وارد می‌گردد.
از سال 1316 به بعد علاوه بر سردفتر و نماینده اداره ثبت، به اعضای دفترخانه شخص جدیدی به نام دفتریار اضافه می‌شود كه صرفاً عنوان معاونت سردفتر را دارا بود. به عبارت دیگر نقش فرد جدید، كمك و مساعدت به شخص سردفتر بوده و بدواً عملكرد نامبرده هیچ ارتباطی با اقدام نماینده ثبت نداشته است و فقط در صورت عدم وجود نماینده ثبت، مطابق ماده 24 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316، نامبرده وظیفه نماینده ثبت را نیز انجام می‌داد. این رویه از سال 1316 تا سال 1354 (قریب 40 سال) به همین منوال ادامه داشت. از سال 1354 به بعد (با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران) نمایندگی اداره ثبت (یا سازمان ثبت در دفترخانه) به موجب قانون به دفتریار محول و از این تاریخ به بعد دفتریار دارای نقش دوگانه (معاون سردفتر ـ نماینده سازمان ثبت) گردید و به این وسیله با حذف شخص معینی به نام نماینده اداره ثبت، به سمت خصوصی‌سازی كامل تنظیم سند پیش رفته و این حركت تاكنون نیز ادامه دارد.
بیان تاریخچه یاد شده از آن جهت ضروری است كه بدون توجه به سیر تحولات و تطورات دفاتر اسناد رسمی از سال 1307 تاكنون، به هیچ وجه نمی‌توان وظائف و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت و به ویژه دفتریاران را مورد بازشناسی قرارداد و شاید به لحاظ غفلت از تاریخچه مذكور، وظائف و مسئولیتهای دفتریاران در هاله‌ای از ابهام قرار گرفته كه تبیین این موضوع، اصلی‌ترین علت و انگیزه نگارنده می‌باشد.
تبیین وظایف و اختیارات و مسئولیتهای دفتریارا
قسمت اول ـ مقدمه و بررسی اصطلاحات
قبل از بیان تعریف و محدوده وظایف و مسئولیتهای دفتریاران، چون به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 سمت معاونت سردفتر (دفتریار) و سمت نمایندگی اداره ثبت مجزا بوده و در شخص واحدی حلول ننموده بود و بعدها به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، دفتریار هم سمت معاون سردفتر را دارا بوده و هم به عنوان نماینده سازمان ثبت اسناد و املاك در دفترخانه عمل می‌نماید، بنابراین ضروری است بدواً اصطلاحاتی نظیر معاونت و نمایندگی تعریف و محدوده عملكرد هر یك از تعاریف یاد شده معلوم گردد تا آنگاه بتوان با دقت بیشتری مفاهیم وظایف و مسئولیتهای دفتریاران را مورد كنكاش قرار داد.
تعریف معاون:
در فرهنگ لغت معین، در ذیل كلمه معاون آمده است:
معاون: 1) یاری‌كننده، كمك‌كننده 2) كسی كه مقامش در وزارت خانه یا اداره بلافاصله پس از وزیر یا رئیس است و جانشین وزیر یا رئیس محسوب می‌گردد. همچنین در ذیل كلمه معاونت نیز همین معنا را می‌توان از فرهنگ لغت مزبور استنباط نمود. در آنجا كه می‌خوانیم:
معاونت: 1) یاری كردن و كمك كردن. 2) یاری و كمك. 3) مقام شخصی كه در وزارت خانه یا اداره بلافاصله پس از وزیر یا رئیس است. در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریان‌پور، ذیل كلمه assistant این كلمات و جمله‌ها درج گردیده است.
Assistant: (صفت ـ اسم) ـ 1ـ معاون، دستیار، یاور، كمك، آسیستان. 2) هرچیز كمك كننده [10]
همچنین در فرهنگ لاروس (فرانسه به انگلیسی) نیز ذیل كلمات Adjoint و Assistant و Assistante می‌توان معنای یكسان انگلیسی Assistant را ملاحظه نمود.در ترمینولوژی حقوقی دكتر لنگرودی ذیل كلمه معاون می‌خوانیم:
Adjoint: (معاون) ـ در لغت به معنای كمك و یاور است و در اصطلاح اداری عضو مقدم پس از رئیس اداره را گویند كه او را یاری می‌دهد و عندالاقتضاء نیابت او را دارد ضمناً در اصطلاحات ذیل بكار رفته است:
1ـ معاون اول (دادرسی): معاون دادستان (دادیار) كه در غیاب دادستان كارهای او را انجام می‌دهد. دادیاری كه این سمت را نداشته باشد معاون دوم نامیده می‌شود
2 ـ معاون ثابت (حقوق اداری): معاون وزارتخانه كه به موجب ماده یكم قانون مربوط به تعیین معاونین ثابت وزارتخانه‌ها مصوب 5/12/1336 منصوب می‌شود و فلسفه آن ایجاد ثبات در امور اداری و بهبود سازمان اداری و سنجش بهتر تشكیلات اداری است.
همچنین آقای دكتر كریم سنجابی در كتاب «حقوق اداری ایران» در مبحث كفالت، عنوان می‌دارند: كفالت ترتیبی است كه به موجب آن در غیاب متصدی مقامی، مأمور دیگری كه قانوناً حق دارد قائم‌مقام او شود، اعمال حقوقی مربوط به او را انجام می‌دهد و به جای او اسناد و مكاتبات اداری را امضاء می‌كند. اصولاً در همه احوال چنانچه متصدی مقامی، به علت مرض یا مسافرت قادر به انجام دادن وظایف خود نباشد، معاون او صلاحیت دارد كه به جای او تمام اعمال حقوقی را انجام دهد.
مضافاً آقای دكتر منوچهر طباطبایی موتمنی در كتاب حقوق اداری خود كاملاً به تفكیك بین مسأله معاونت و كفالت اشاره داشته و عنوان می‌دارند:
گاهی اتفاق می‌افتد به عللی مانند بیماری و مسافرت و امثال آنها مستخدم دولت قادر نیست وظیفه اداری خود را شخصاً انجام دهد و یا آنكه به علت كثرت اشتغالات و ضیق وقت انجام تمام امور برای وی مقدور نیست و چون مطابق اصل مداومت امور عمومی، تعطیلی اداره امور ممكن نیست و كار عمومی بدون وقفه باید انجام گیرد قانونگذار انتقال صلاحیت و اختیارات را در موارد ذیل جائز دانسته است.
1ـ كفالت ـ كفالت ترتیبی است كه به موجب آن در غیاب متصدی، شخص دیگری به طور موقت انجام امور مربوط به آن را به عهده گیرد. بدون متصدی ماندن شغل و مقام اداری ممكن است ناشی از فوت و یا بیماری و یا مسافرت آن و یا به علت عدم تعیین متصدی و مسئول باشد.
در اصطلاح اداری، كارمندی كه به طور موقت قائم‌مقام شغل بالاتری می‌گردد، كفیل نامیده می‌شود. در غیاب متصدی هر مقامی، معاون او به خودی خود كفیل این مقام است.
بنابراین همانگونه كه مشاهده می‌شود، معنای دقیق معاون در كلیه فرهنگ‌های موجود و ادبیات حقوق اداری، عبارت از كسی است كه بلافاصله پس از شخص مسئول، دارای مقام می‌باشد و در صورت غیبت، مسافرت و بیماری شخص مسئول، معاون وی، به خودی جانشین نامبرده خواهد شد و ضمناً شخص مسئول، می‌تواند در صورت حضور خود، پاره‌ای از اختیارات خود را به منظور تسهیل در انجام امور، بوی تفویض نماید. به عبارت دیگر مطابق تعاریف یاد شده، معاون شخصی است كه در غیاب رئیس، قانوناً عهده‌دار وظائف وی بوده و در حضور وی نیز موظف است اموری را كه از جانب رئیس به وی محول می‌گردد از باب یاری و مساعدت به رئیس انجام دهد. بدیهی است در حالت اول (در غیاب رئیس و بدون اذن وی) مسئولیت معاون شخصی است و در حالت دوم مسئولیت معاون و رئیس، تضامنی خواهد بود. به دیگر سخن هر گاه رئیس اداره یا نهادی، در صورتی كه شخصاً در محل كار خود حضور داشته و اموری را به معاون خود ارجاع نماید و معاون فوق‌الذكر امور یاد شده را انجام دهد در این صورت هرگونه اشكالی در این ارتباط، باعث مسئولیت تضامنی رئیس (به عنوان ارجاع كننده امور) و معاون (به عنوان انجام دهنده امور) خواهد شد. همین وضعیت در صورت عدم حضور رئیس نیز قابل تصور است. به عنوان مثال هر گاه رئیس برای انجام امری دو روز در اداره خود حاضر نباشد و طی دستوری به معاون خود شرح موارد انجام وظیفه در غیاب رئیس را معین نماید، هرگونه اقدامی كه معاون در حدود دستور انجام دهد باعث مسئولیت تضامنی (رئیس و معاون توامان) خواهد بود و هر گونه اقدامی خارج از دستور، باعث مسئولیت فردی و شخصی معاون خواهد بود.
تعریف نماینده:
در فرهنگ لغت معین، ذیل كلمه نماینده آمده است:
«نماینده: 1ـ نشان دادن 2 ـ وكیل، مباشر (از طرف كسی) 3ـ كارگزار 4ـ وكیل مجلس (شوری ـ سنا) 5ـ نشانه، علامت 6ـ در ریاضیات نماینده هر عدد عبارت است از تعداد دفعاتی كه آن عدد باید در خود ضرب شود 7 ـ آژان یا مأمور بانك در شهرهای دیگر (فرانسه)
نماینده سیاسی = كسی كه از طرف دولت متبوع خود در كشورهای دیگر مأموریت سیاسی دارد و آن شامل سفیران، وزیران مختار و كارگزاران است.
معادل كلمه «نماینده» در زبان انگلیسی و فرانسه دو كلمه «Representaion» و «Agent» می‌باشد در فرهنگ انگلیسی ـ فارسی آریان‌پور، ذیل كلمه Representation آمده است:
Representation: 1 ـ نمایندگی، وكالت 2ـ نمونه، تصویر، عكس، تجسم 3ـ وانمود، اظهار، تظاهر 4ـ هیأت نمایندگی 5 ـ اعتراض و شكایات.
همچنین دكتر آریان‌پور در همان فرهنگ ذیل كلمه «Agent» آورده‌اند:
Agent: 1ـ نماینده، كارگزار، پیشكار، عامل، امین، دستیار، وكیل كنشگر 2ـ كارمند دولت، عنصر سازمان دولتی، آژان 3ـ موجب، باعث
در فرهنگ لغت حقوقی بلاك، ذیل كلمه Agent آمده است
نماینده:
1ـ شخصی كه به وسیله دیگری مجاز به انجام عملی برای وی شده یا مورد اعتماد شخصی قرار گرفته است كه با دیگری تجارت نماید. شخصی كه به موجب قرارداد یا روابط سازمانی (نمایندگی) برای دیگری عملی را انجام داده یا اموری را نمایندگی نماید.
2ـ نماینده امور بازرگانی كه عملكردش در ایجاد، تعدیل، اثر، پذیرش، اجرا و فسخ تعهدات قراردادی بین رئیس با طرف ثالث، به نام رئیس احتساب گردد. كسی كه عهده‌دار انجام معاملات، تجارت یا مدیریت پاره‌ای از امور برای دیگری باشد یا با اختیارات حاصله به حساب دیگری و به نفع وی اقدام نماید.
3ـ كسی كه به جای دیگری و با اختیارات حاصل از وی انجام وظیفه نماید. جانشین، قائم‌مقام، فرد تعیین شده توسط رئیس با اختیارات انجام اموری كه رئیس هم بتواند آن امور را انجام دهد.
4 ـ كسی كه نه تنها با اموری نظیر خدمت كردن سر و كار دارد بلكه با اشخاصی مرتبط است كه از قدرت تصمیم‌گیری وی به عنوان ابزاری استفاده می‌نمایند تا به صورت متناوب روابط قراردادی بین رئیس و شخص ثالث برقرار نماید.همچنین در فرهنگ پیشرفته انگلیسی ـ انگلیسی اكسفورد در ذیل كلمه agent می‌خوانیم:
1ـ كسی كه عملی را برای دیگری انجام دهد یا اموری را برای دیگری در تجارت، سیاست و غیره مدیریت نماید. مانند نماینده بیمه، نماینده شركت هوایی، نماینده ادبی، نماینده ما در خاورمیانه و نظایر آن.
2 ـ الف) شخصی كه چیزی را انجام دهدیا سبب پیدایش چیزی گردد: نماینده‌ای كه خود دارای مسئولیت است.
ب) نیرو یا ماده‌ای كه اثری تولید نموده یا ایجاد تغییری بنماید: عامل پاك‌كننده یا عامل اكسید كننده، مخمر عامل عمل‌آوری نان.
3 ـ مأمورمخفی، عامل دشمن، همچنین نگاه كنید به عامل دوگانه، نماینده دولت، نماینده آزاد.
و همچنین آقای دكتر حسینقلی كاتبی در فرهنگ حقوقی فرانسه ـ فارسی خود، ذیل كلمه Agent d’Affaires ، معادل فارسی آن را نماینده، عامل، پیشكار، نماینده رسمی كه عملیات و اقدامات لازم را از طرف موكل و به نفع وی انجام می‌دهد، ذكر نموده‌اند.همچنین كلماتی نظیر Agent d’ assurance و
Agent de commerce و Agent de change و Agent diplomatique توسط ایشان به ترتیب نماینده یا عامل بیمه، نماینده تجارتی، نماینده مبادله اوراق بهادار، نماینده سیاسی یا دیپلماتیك معنا گردیده است.
با توجه به متون فوق‌الذكر، معین می‌گردد كه معنای كلمه نماینده در زبان فارسی، بر هر دو كلمه Representation و agent منطبق است به ویژه كلمه Agent با ساختار مفهومی نماینده سازگارتر می‌باشد. در این معنا، نماینده در حقیقت، عامل شخص، سازمان یا نهادی معین در نطقه دیگر می‌باشد كه می‌بایست مطابق خواست و منویات آن فرد، سازمان یا نهاد اقدام نماید.
همانگونه كه می‌دانیم در مباحث حقوق اداری یكی از وظایف وزارتخانه‌ها، مؤسسات و سازمانها و نهادهای دولتی، مبحث نظارت است. بحث نظارت و اعمال آن به ویژه هنگامی كه بر عملكرد سایر نهادها و ادارات باشد فقط از باب نمایندگی امكان‌پذیر می‌باشد. آقای دكتر منوچهر طباطبایی موتمنی در كتاب حقوق اداری خود، با استناد به ماده 31 قانون محاسبات عمومی كشور مصوب 1366، مثال بسیار جالبی از نمایندگی و نظارت را ارائه می‌نمایند. ایشان عنوان می‌دارند: « ذیحسابان وزارت دارایی مستقر در وزارتخانه‌ها، موسسات دولتی و شركتهای دولتی و سایر سازمانها، شبكه وسیعی از تأسیس حقوقی نمایندگی را تشكیل می‌دهند كه به وسیله آنها وزارت دارایی بر دخل و خرج دستگاههای اداری نظارت می‌نماید. به عبارت دیگر ذیحسابان نمایندگان وزارت دارایی در سایر وزارتخانه‌ها، مؤسسات و شركتهای دولتی می‌باشند كه وظایف مالی خاصی را عهده‌دار می‌باشند» . [21] پس مشاهده می‌نمائیم كه نماینده، مأمور نهاد دیگری (معمولاً دولتی) در نهاد دیگر (دولتی یا خصوصی) كه نظارت بر حسن عملكرد مقررات قانونی (معمولاً مالی) نهاد محل مأموریت را وجهه همت خود قرار می‌دهد.تفاوت ساختاری معنای اصطلاحات معاون و نماینده:
نقطه افتراق، تعاریف كلمات «معاون» و «نماینده»در این است كه معنای كلمه «معاون» بیشتر بر پایه خصلت درون سازمانی استوار است حال آنكه معنای كلمه نماینده تمایل به خصلت برون سازمانی دارد. بر پایه همین استدلال، معاون شخصی است كه از درون همان سازمان، ساختار، نهاد یا اداره انتخاب یا انتصاب می‌گردد كه پس از رئیس، عهده‌دار وظائف وی می‌باشد و بیشترین وظائف وی، اموری است كه از جانب رئیس به وی ارجاع می‌گردد یا اینكه مطابق قانون عهده‌دار آن وظائف می‌باشد (رابطه طولی بین رئیس و معاون).
حال آنكه نماینده، فردی است كه از نهاد دیگری در سازمان، ارگان یا نهاد دیگر مأموریت انجام كار معینی را دارد و خصلت وابستگی بیرونی وی كاملاً مبرهن می‌باشد (رابطه عرضی بین رئیس و نماینده).
برای بررسی تعاریف كلمات «معاون و نماینده» و انطباق آن با مفهوم دفتریار، از تاریخچه حقوق دفاتر اسناد رسمی استمداد جسته و برهه‌ای از تاریخ دفاتر اسناد رسمی را در نظر می‌آوریم كه به صورت عملی، دفتریار و نماینده اداره ثبت دو شخص متفاوت بوده‌اند. (سال 1316 تا دهه چهل) در این زمان، دفتریار شخصی است كه صرفاً صفت معاونت سردفتر را دارا می‌باشد (رابطه طولی بین سردفتر و دفتریار) و نماینده اداره ثبت هم فردی است كه از جانب اداره ثبت (به عنوان یك نهاد دولتی) مأموریت داشته تا در دفترخانه (كه نهاد خصوصی محسوب می‌گردد) حضور یافته و بر روند صحت امور مالی دفترخانه نظارت نماید (رابطه عرضی بین سردفتر و نماینده)، پس در این سنوات، دفتریار شخصی درون نهادی (عامل درونی دفترخانه) است، حال آنكه نماینده ثبت، شخص برون نهادی (عامل اداره ثبت در دفترخانه) محسوب می‌گردد.ماده 24 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1316 در این زمینه مقرر می‌داشت:
دفتریار كسی است كه سمت معاونت دفترخانه را دارا است و برحسب پیشنهاد سردفتر و تصویب وزارت عدلیه انتخاب می‌شود. وظایف دفتریاران به موجب نظامنامه وزارت عدلیه معین خواهد شد.
همانگونه كه مشاهده می‌نمائیم بر روابط سردفتر ـ دفتریار تا سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 (به ویژه این ماده قانونی) و مواد نظامنامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 حاكم بوده است. مضافاً همچنانكه در باب معاونت عنوان شد تا زمانی كه سردفتر در دفترخانه وجود داشت، دفتریار فقط معاون سردفتر بوده و می‌بایست دستورات وی را اطاعت نماید. لیكن هرگاه سردفتر از حضور در دفترخانه غیبت می‌نمود با توجه به صراحت ماده 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، دفتریار (معاون سردفتر) به صورت خودكار و بدون وجود هیچگونه تشریفاتی (نظیر صدور ابلاغ كفالت دفترخانه) وظایف سردفتر را عهده‌دار می‌گردید. بدیهی است در حالتی كه دفتریار زیرنظر سردفتر انجام وظیفه می‌نمود مطابق ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، سردفتر مسئول اعمال دفتریار خود نیز بود لیكن هرگاه دفتریار در زمان غیبت سردفتر یا مرخصی یا بیماری وی انجام وظیفه می‌نمود با جمع بین ماده 25 و 26 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 دفتریار در این خصوص مسئولیت شخصی داشت (این در صورتی بود كه سردفتر به وی اختیارات خود را تفویض نمی‌نمود).
اگر در آن برهه تاریخی، اشتباهاً دفتریار را علاوه بر معاون سردفتر، عامل اداره ثبت كل (سازمان ثبت اسناد و املاك فعلی) نیز در دفترخانه بدانیم. در آن صورت، در زمان بروز تخلف از جانب دفتریار، علی‌القاعده اداره ثبت می‌بایست همانند سایر كاركنان خود، نامبرده را نیز در محكمه انتظامی اداری كاركنان ثبت مورد تعقیب انتظامی قرار دهد لیكن مرجع انتظامی رسیدگی به تخلفات دفتریاران به موجب ماده 36 قانون یاد شده همان مرجعی بود كه به تخلفات سران دفاتر رسمی رسیدگی می‌نمود.در صورتی كه نماینده اداره ثبت (كه شخصی غیر از دفتریار محسوب شده و از طریق اداره ثبت كل یا سازمان ثبت اسناد واملاك، به دفترخانه معرفی می‌گردید) در كار خود تخلف می‌نمود، تخلف وی در اداره ثبت (همانند سایر كارمندان اداره ثبت) توسط محكمه رسیدگی به تخلفات اداری كاركنان اداره كل ثبت یا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مورد رسیدگی واقع می‌شد. پس تفاوت مرجع رسیدگی به تخلفات دفتریار (عامل درونی نهادی) و نماینده اداره ثبت (عامل برون نهادی) خود گویای تفاوت و جدایی شخصیت و شرح وظایف آنان نیز می‌باشد.
عهده‌داری وظیفه سردفتر، به وسیله دفتریار دفترخانه (كه همان خصلت و عملكرد هر معاونی است) علاوه بر ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، صراحتاً در ماده 50 قانون مزبور نیز پیش‌بینی شده بود.
از سال 1354 به بعد، تعاریف یاد شده، به موجب وحدت وظایف نماینده سازمان ثبت و دفتریار و تحمیل وظایف نمایندگی سازمان ثبت به دفتریار (به موجب قانون) باعث گردید كه دفتریار بنا به تعریف یاد شده، شخصی با دو ماهیت درون نهادی و برون نهادی تلقی گردد. این وحدت وظایف از یكسو و همچنین مقرر شدن وحدت بالقوه شرایط سردفتری برای كفیل دفترخانه(وحدت شرایط كفالت سردفتری با شرایط مقرر برای سردفتری) مندرج در تبصره ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 از یك سو و تصور از بین رفتن و نسخ نظامنامه قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316 به موجب وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و قانون دفاتر اسناد رسمی 1354 از سوی دیگر باعث تشكیك در شرح وظایف دفتریاران گردید كه هدف مقاله حاضر تبیین و ایضاح وظائف یاد شده نیز می‌باشد.قسمت دوم: موارد وظائف و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت و دفتریاران
مدخل
همانگونه كه در سابق نیز به آن اشاره شد، از سال 1310 به بعد، اعضای دفترخانه عبارت بودند از صاحبان دفتر و نمایندگان اداره ثبت كل و تعدادی كارمند و تشكیلات دفاتر اسناد رسمی، از سال 1316 تا سال 1354 (برحسب درجات دفترخانه) عبارت از یك سردفتر (برحسب درجات) و یك یا دو دفتریار (برحسب درجات) و یك نماینده اداره ثبت كل (با توجه به تغییر نام اداره ثبت كل از سال 1352، نماینده مزبور از سال 1352 لغایت 1354، به نماینده سازمان ثبت اسناد و املاك كشور تغییر نام می‌یابد) و به تعداد لازم كارمند دفتری بوده است، دفتریار در این دوره صرفاً خصلت معاونت سردفتر را دارا بوده (خصلت درون نهادی) و نماینده اداره ثبت كل (یا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور) كارمند رسمی دولت بوده است كه از جانب سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در دفترخانه نمایندگی نظارت بر صحت ثبت و امور مالی در دفترخانه را داشته است. [24]
از سال 1310 تا سال 1354، بر روابط درون نهادی دفترخانه (تعامل بین سردفتر و دفتریار از یك سو و نماینده اداره ثبت كل یا سازمان ثبت از سوی دیگر)، مجموعه قوانین ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمی به ویژه چهار مقرره زیر حكومت داشته است.
الف) قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 و آئین‌نامه مربوطه مصوب 1317 (با اصلاحات بعدی)
ب) قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316
ج) نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 (با اصلاحات بعدی)
د) آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 (با اصلاحات بعدی)عمده وظایف دفتریار و همچنین نماینده اداره ثبت كل، در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 درج گردیده است دو ماده مهم این نظامنامه كه به شرح عملكرد، این دو گروه متفاوت پرداخته است، ماده 24 و 25 نظامنامه می‌باشد. شاید اولین سوالی كه به ذهن هر خواننده‌ای خطور نماید این باشد كه آیا باوضع آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1317 شمسی، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 ملغی گردیده است یا خیر؟ در صورتی كه پاسخ این سؤال مثبت باشد، علی‌القاعده می‌بایست اینگونه نتیجه‌گیری نمائیم كه مواد 24 و 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و (موادی كه ناظر بر وظائف و مسئولیتهای دفتریاران و نمایندگان اداره ثبت كل می‌باشد) نیز به تبع اصل، نسخ شده، محسوب می‌گردد و در صورتی كه پاسخ سوال یاد شده منفی باشد در آن صورت با وجود وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317، كماكان نظامنامه مذكور (حداقل تا سال 1354) به اعتبار و قوت خود باقی بوده است.
برای پاسخگویی به سوال یاد شده (اعم از مثبت و منفی) هیچ ضرورتی به طی نمودن راه طولانی نمی‌باشد. كافی است نیم‌نگاهی به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و اصلاحیه‌های بعدی آن بیاندازیم و اگر در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 اصلاحاتی را بیابیم كه تاریخ آن بعد از سال 1317 (تاریخ وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی) باشد. در آن صورت ناگزیریم به حكم عقل، به بقاء نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 حتی با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 رأی دهیم و در غیر این صورت، اگر اصلاحاتی بعد از سال 1317 (سال وضع آئین‌نامه مذكور) در نظامنامه مذكور وجود نداشت، علی‌القاعده می‌بایست حكم به ملغی‌الاثر شدن نظامنامه مذكور نمائیم. (مقرره موخر، مقرره مقدم را نسخ ضمنی یا صریح می‌نماید)با مراجعه به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 متوجه می‌شویم كه در چندین نوبت، در نظامنامه یاد شده اصلاحاتی صورت گرفته است. بعضی از اصلاحات نظامنامه، مقارن با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 است: نظیر تبصره ماده 26 نظامنامه در ذیل فصل هفتم، كه الحاقی سال 1317 شمسی می‌باشد (مجموعه قوانین سال 1317 ص 237). و تعدادی از اصلاحات نظامنامه یاد شده مربوط به بعد از سال 1317 (سال وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی) مربوط می‌باشد: به عنوان مثال ماده 30 مكرر (الحاقی به سال 1323)تبصره 31 (الحاقی به سال 1326)، ماده 37 (اصلاحی سال 1340)، ماده 39 (اصلاحی سال 1320) تبصره ماده 39 (الحاقی سال 1324)، فصل دهم مربوط به طرز اخذ تضمین مندرج در ماده 19 قانون دفاتر اسناد رسمی مواد 41 تا 48 نظامنامه (اصلاحی سال 1328) ماده 81 نظامنامه (اصلاحی سال 1322) و ماده 82 تا 85 نظامنامه (اصلاحی سال 1328) از جمله موارد اصلاحی بعد از وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی می‌باشند. با تدقیق در مواد و زمان اصلاح نظامنامه یاد شده، مشاهده می‌گردد كه قانونگذار علیرغم وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی به سال 1317، با اصلاح نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، در سال 1317 و سنوات بعد از 1317 نظر به استمرار جریان حقوقی نظامنامه داشته است و نمی‌توان با هیچ دلیل حقوقی عنوان داشت كه با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317، نظامنامه یاد شده ملغی‌الاثر گردیده است. همچنین ممكن است اینگونه به ذهن تداعی گردد كه قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1354، كلیه مواد نظامنامه را ملغی‌اثر نموده است حال آنكه به صراحت ماده 76 قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1354، فقط آن قسمت از قوانین و مقررات كه مغایر با مقررات این قانون باشد، نسخ شده است. مضافاً اگر عنوان نمائیم كه مواد 24 و 25 نظامنامه جزو قسمت‌های نسخ شده می‌باشد، در آن صورت ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، به ویژه در شرح وظایف دفتریار (بالاخص در آن قسمت كه دفتریار مشمول اموری است كه به موجب مقررات به عهده او محول شده) فاقد جایگاه واقعی خواهد بود زیرا با نسخ مادتین 24 و 25 نظامنامه سال 1316، هیچگونه مقرره قانونی در جهت شرح وظایف قانونی دفتریاران وجود نخواهد داشت.
حال كه مشروعیت وجودی نظامنامه را مورد پذیرش عقلی قرار دادیم به شرح وظایف و مسئولیتهای دفتریاران 1316 ـ تاكنون و نمایندگان اداره ثبت از سال 1310 تا 1354 می‌پردازیم.وظایف و مسئولیت دفتریاران و نمایندگان اداره ثبت
با پذیرش تفكیك نقش دفتریاران (معاونان سران دفاتر و عوامل درون نهادی دفاتر اسناد رسمی) و با تأكید بر مفهوم «معاون و نماینده» در قسمت‌های قبلی، اینك با تكیه بر قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317 و نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 بالاخص با تأكید بر ماده 24 و 25 نظامنامه مذكور به شرح وظائف و مسئولیتهای تفكیكی نمایندگان اداره ثبت كل و دفتریاران می‌پردازیم.
الف) وظیفه و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی (1310 ـ 1354)
با تدقیق در ماده 24 نظامنامه مذكور و استفاده از براهین عقلی می‌توان به شرح وظایف نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی آن روزگار پی برد. ماده 24 نظامنامه یاد شده مقرر می‌دارد:
« در صورتی كه دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگهداری نسخه ثانی دفتر نماینده و دفتر عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مكاتبات مندرج در ماده 23 قانون دفتر اسناد رسمی به عهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر (كه به عهده نماینده خواهد بود) نگهداری سایر دفاتر فوق به عهده دفتریار است.»
از نگرش منطقی و تدقیق در ماده مرقوم از نظامنامه یاد شده، اینگونه استنباط می‌شود كه مطابق ماده 24 نظامنامه مذكور، در آن روزگاران نمایندگان اداره ثبت عهده‌دار این وظائف بوده‌اند:
1ـ نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی (نگهداری دفتر مخصوص نماینده ثبت)
2ـ نگهداری دفتر گردش تمبر
با تدقیق در ماده 11 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317، مشاهده می‌نمائیم كه وظیفه سومی (دریافت وجه تودیعی مراجعان تا دویست ریال) نیز به عهده نمایندگان اداره ثبت كل، گذارده شده است.همچنین با مراجعه به ماده 18 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 مشخص می‌گردد كه علاوه بر وظائف سه‌گانه فوق به نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی وظیفه داشتند كه اسناد تنظیمی دفترخانه‌ها را امضاء نمایند. به عبارت دیگر علاوه بر متعاملین، سند تنظیمی توسط دفترخانه به وسیله سردفتر و نماینده اداره ثبت كل امضاء می‌گردید.
اینك به طور اختصار به شرح وظایف چهارگانه نمایندگان اداره ثبت كل در دفترخانه‌ها پرداخته می‌شود.
1ـ نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی:
چون از سال 1310 تا سال 1354 اسناد مراجعان مستنداً به ماده 84 قانون ثبت اسناد و املاك كشور 1310 می‌بایست در دو دفتر (دفتر سردفتر و دفتر ثانی ثبت) به ثبت رسد، لذا نماینده اداره ثبت كل، مسئول نگهداری دفتر ثانی ثبت و موظف به دقت در ترتیب نوشتن آن بوده است. (ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316 نیز بر وجود دو دفتر تأكید داشته است). هر گونه قصوری در زمینه نگهداری دفتر یاد شده (كه به دفتر نماینده اداره ثبت نیز معروف است) موجب مسئولیت انتظامی نماینده اداره ثبت كل بوده و این مسئولیت هیچ ارتباطی به سردفتر یا دفتریار نداشته است مگر اینكه دفتریار وظیفه نماینده ثبت را در این باره نیز عهده‌دار بوده باشد. همچنین مطابق ماده 87 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، ضرورتی به امضاء شهود و مطلعین در دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) نبوده، بلكه این امور صرفاً در دفتر سردفتر قید می‌شد. مضافاً مطابق ماده 84 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 نماینده موظف بود تا هر معامله و تعهدی كه در دفتر سردفتر به ثبت می‌رسد، آن را در دفتر خود نیز به ثبت رساند چه بسا ممكن بود سردفتر مبادرت به تنظیم سند اقرار و غیره نماید كه عرفاً معامله و تعهد تلقی نگردد در آن صورت موضوع در دفتر سردفتر ثبت می‌گردید لیكن به نظر می‌رسد كه ضرورتی به درج موضوع در دفتر نماینده (نسخه ثانی دفتر ثبت) نبوده باشد به همین دلیل و سایر ادله، ممكن بود دفتر سردفتر و دفتر نماینده از لحاظ برابری و تسلسل شمارگان مختلف گردد. [25]قابل توجه اینكه با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، مستنداً به ماده 19 آن و با عنایت به بند 1 ماده 11 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 دیگر نیازی به وجود دو دفتر (دفتر سردفتر و دفتر نماینده ثبت) نبوده و منبعد كلیه اسناد مراجعان در یك دفتر بنام دفتر سردفتر یا دفتر جاری دفترخانه به ثبت خواهد رسید
2ـ نگهداری دفتر گردش تمبر:
همانگونه كه در بالا اشاره شد از دیگر وظائف نماینده اداره ثبت كل، نگهداری دفتر گردش تمبر بوده است. تا قبل از الحاق ماده 151(در مورخه 18/10/51) به قانون ثبت اسناد و املاك كشور مصوب 1310 رویه جاری دفاتر (از سال 1316 تا سال 1351 شمسی) این بوده است كه دفترخانه مستنداً به بند 4 ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، علاوه بر سایر دفاتر قانونی موجود، موظف به داشتن دفتر گردش تمبر بوده‌اند كه براساس آن نماینده اداره ثبت كل (به عنوان نماینده دولت در مفهوم اعمال حاكمیت) تمبر دولتی معادل حق‌الثبت بر روی سند الصاق و سپس تمبر مزبور را ابطال می‌نموده است. به همین جهت نماینده اداره ثبت كل، دفتری بنام دفتر گردش تمبر داشته است تا ورودی و خروجی تمبر دولتی را در آن درج نماید. ضرورت وجودی دفتر تمبر و نگهداری آن تا سال 1351 وجهه قانونی داشته است لیكن به موجب قسمت اخیر ماده 151 الحاقی به قانون ثبت اسناد و املاك كشور رویه الصاق و ابطال تمبر از 18/10/1351 ملغی و به تبع آن نگهداری دفتر گردش تمبر منسوخ گردیده است.
3 ـ دریافت وجوه تودیعی مراجعان
از دیگر وظائف نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی، دریافت وجوه تودیعی مراجعان تا 200 ریال و دادن رسید به آنان بوده است كه این موضوع در ماده 11 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 تبیین گردیده است كه در غیاب نماینده، سردفتر نیز می‌تواند مبادرت به انجام چنین كاری نماید.
اگر وظائف نماینده اداره ثبت كل را منحصر به سه مطلب یاد شده (نگهداری دفتر ثانی ثبت و دفتر گردش تمبر و دریافت وجوه تودیعی مراجعان تا دویست سال) بدانیم در آن صورت با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی 1354 و الغاء وجود دو دفتر در دفترخانه و ملغی شدن روش الصاق تمبر و نگهداری دفتر گردش تمبر، دیگر نباید ضرورتی به وجود نماینده اداره ثبت كل (سازمان ثبت اسناد و املاك) احساس گردد. زیرا انجام وظیفه سوم علیرغم عدم پیش‌بینی عمل نماینده ثبت توسط دفتریار به موجب ماده 11 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1317، توسط سردفتر نیز می‌توانست صورت پذیرد و وجود یا عدم وجود نماینده اداره ثبت كل خللی به نحوه دریافت وجوه تودیعی مراجعان وارد نمی‌ساخته است.
4 ـ امضاء سند:
وظیفه چهارم نماینده اداره ثبت كل، كه همانا امضاء نمودن سندی است كه توسط دفترخانه تنظیم گردیده، صرفاً به واسطه وجود دو دفتر در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر ثانی دفترخانه) تجلی و مشروعیت می‌یابد و چون نماینده اداره ثبت سند را در دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) با رعایت مواد 84 و 87 قانون ثبت اسناد و املاك وارد می‌نمود لذا ضرورت داشت سند تنظیمی وارد شده در دفتر ثانی را نیز امضاء نماید تا صحت مراتب ثبت و سند توسط وی تأیید گردد، در سایر موارد، اینگونه به نظر می‌رسد كه نماینده چون سندی را در دفتر خود (نسخه ثانی دفتر ثبت) وارد نمی‌نمود لذا ضرورتی به امضاء آن نداشت( مانند فسخ نامه‌ها و اقاله اسناد راجع به اموال منقول، كه در امضاء آن دخالتی نداشت) [29]بنابراین با از بین رفتن دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) و از بین رفتن ضرورت وجودی شخص مستقلی به نام نماینده ثبت در دفترخانه به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و با امعان نظر به از بین رفتن وظائف نمایندگان اداره ثبت در دفترخانه تا قبل از سال 1354 جای این سؤال خالی و باقی است كه علیرغم تحمیل وظائف نمایندگی سازمان ثبت به دفتریار (به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی 1354) آیا اصولاً وظیفه‌ای از نمایندگی اداره ثبت یا سازمان ثبت اسناد و املاك به موجب قوانین موجود باقی مانده بوده است كه بخواهند آن را در آن زمان به دفتریار تحمیل نمایند؟ به عبارت ساده‌تر بعد از نسخ وجود دو دفتر در دفترخانه و الغاء رویه الصاق و ابطال تمبر علی‌القاعده نباید دیگر وظیفه‌ای متوجه نماینده اداره ثبت كل در دفترخانه باشد تا بخواهیم آن را به دفتریار منتقل نمائیم، مگر اینكه وظایف دیگری (غیر از وظائف 4 گانه فوق) نیز برای نمایندگی اداره ثبت كل در دفترخانه قابل تصور باشد كه متأسفانه راقم این سطور با تمام تلاش خود نتوانسته است به وظائف یاد شده دسترسی و آگاهی داشته باشد. امید آنكه سران و دفتریاران با سابقه دفاتر اسناد رسمی و مقامات عالی‌رتبه سازمان ثبت و ادارات كل ثبت استانها و ادارات ثبت شهرستانها راقم این سطور را در این زمینه یاری نمایند.
http://www.irbar.com/om
از سال 1354 به بعد، دفترخانه اسناد رسمی توسط یك سردفتر (كه مسئول اصلی دفترخانه می‌باشد) اداره می‌گردد و غیر از نامبرده، سازمان اداری دفترخانه مركب از یك دفتریار اول (كه معاون سردفتر و نماینده سازمان ثبت اسناد واملاك می‌باشد) و عنداللزوم یك دفتریار دوم (كه در غیاب دفتریار اول، به عنوان جانشین قانونی دفتریار انجام وظیفه خواهد نمود و در سایر موارد به عنوان كارمند دفترخانه محسوب می‌گردد) و تعدادی كارمند (سندنویس، ثبات واپراتور كامپیوتر و كارمند خدماتی) خواهد بود.
تاریخچه شكل‌گیری دفاتر اسناد رسمی :
نطفه اولیه و ابتدایی شكل‌گیری مركزیتی جهت ثبت رسمی اسناد مراجعان، به قانون ثبت اسناد مصوب سال 1290 شمسی بازمی‌گردد.باید یادآوری نمود كه در آن دوران، شكل اولیه دفاتر اسناد رسمی به هیچ عنوان جنبه استقلالی نداشته است. مطابق قانون یاد شده، به منظور رسمیت دادن به اسناد قاطبه مردم، دوایر ثبت اسناد به عنوان نهادی دولتی، از دو قسمت 1 ـ مباشرین ثبت اسناد 2ـ دفتر راكد تشكیل می‌گردید. مباشرین ثبت اسناد (اسلاف دولتی سران دفاتر امروزی)، در حقیقت جزو كارمندان اداره ثبت اسناد واملاك محسوب می‌گردیدند كه وظایف آنان در ماده 47 قانون مرقوم،اینچنین تبیین شده بود:
الف: ثبت اسنادی كه نزد آنان می‌آورند.
ب: دادن صورت از ثبت دفاتر اسناد و سواد از اسناد ثبت شده.
ج: انجام تصدیقات (مبنای امروزین گواهی امضا).
د: پذیرش و حفظ اسنادی كه در نزد مباشرین ثبت امانت می‌گذارند.
چون مراكز تنظیم اسناد رسمی در ادارات ثبت مستقر بودند و به علت اینكه مباشرین ثبت، جزو اركان اداره ثبت اسناد و املاك یا به نوعی كارمند و نماینده دولت محسوب می‌شدند، لذا در آن زمان نیازی به وجود نماینده یا دفتریار احساس نمی‌شد.
در سال 1302 قانون ثبت اسناد و املاك جدیدی به تصویب كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی رسید كه مطابق ماده 5 قانون یاد شده، هر دایره ثبت اسناد، از دو قسمت زیر تشكیل می‌شد.
1ـ شعبه ثبت: به ریاست یك نفر رئیس شعبه و توسط چندین مأمور متخصص (بنام مباشرین ثبت) اداره می‌شد.
2ـ شعبه ضبط: كه دارای دفتر ثبت خلاصه سوادها و دفتر ثبت عایدات بود و توسط سایر كارمندان (اجزاء) اداره ثبت تصدی می‌شد.
قانون یاد شده، در شرح وظائف مباشرین ثبت (آنچه كه در ماده 47 قانون سابق مندرج شده بود) تغییراتی را پدیدار ساخت كه از عمده‌ترین تغییرات آن می‌توان به لغو ضمنی دادن صورت ثبت دفاتر توسط مباشرین ثبت به متقاضیان اشاره داشت. لیكن علیرغم چنین حذفی، در عمل مباشرین ثبت در آن روزگاران صورت ثبت سند را به متقاضیان، ارائه می‌نمودند.تصویب اولین قانون مربوط به تشكیل مستقل دفترخانه‌های اسناد رسمی، به سال 1307 باز می‌گردد. مطابق ماده 1 قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب 13/11/1307 كمیسیون عدلیه مجلس شورای ملی، در نقاطی كه وزارت عدلیه مقتضی بداند برای ترتیب اسناد رسمی، به عده كافی دفاتر اسناد رسمی معین خواهد نمود. با بررسی سایر مواد دیگر قانون مرقوم، متوجه می‌شویم كه با وضع قانون یاد شده، ثبت اسناد رسمی به آرامی از سیطره دولتی (به علت كارمند دولت بودن مباشر ثبت) خارج گردیده و به نهاد خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) واگذار می‌گردد. و براساس همین طرز تفكر است (برداشتن بار تنظیم سند از روی دوش دولت) است كه دفاتر اسناد رسمی شكل می‌گیرد، علیرغم اینكه صلاحیت دفاتر در آن زمان محلی بوده است. به عبارت دیگر اولین اقدام مربوط به خصوصی‌سازی تنظیم اسناد مراجعان، به قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1307 باز می‌گردد. علاوه بر آنكه اسناد در اداره ثبت رسمیت می‌یافت، دفاتر اسناد رسمی نیز مبادرت به رسمیت دادن اسناد عادی مردم می‌نمودند.
در آن زمان، هر دفتر اسناد رسمی مركب از یك نفر صاحب دفتر و لااقل یك نفر نماینده اداره ثبت اسناد بوده است. با تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 20/1/1308، قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307 عملاً منسوخ می‌گردد.
نحوه نگارش قانون مرقوم (قانون ثبت اسناد واملاك 1308) این مسأله را به ذهن تداعی می‌نماید كه قانونگذار وقت، به نوعی قانون ثبت اسناد مصوب 1302 شمسی را با قانون تشكیل دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307 تلفیق نموده و حوزه صلاحیت محلی دفاتر اسناد رسمی را از حالت محدود به حالت نامحدود تبدیل نموده است. مضافاً مطابق ماده 203 قانون جدیدالتصویب، وظیفه نمایندگان اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی (اسلاف دفتریاران) در مورد معاملات راجع به عین یا منافع املاك ثبت شده، اخذ حق‌الثبت سند نقل و انتقال املاك و الصاق نمودن تمبر معادل آن به سند انتقالی و ابطال تمبر مربوطه و ارسال سند به اداره ثبت محل وقوع ملك بوده است تا اجزاء ثبت (كارمندان مستقر در اداره ثبت محل وقوع ملك) واقعه یا عمل حقوقی انجام یافته را در دفتر املاك موجود در اداره ثبت درج نمایند.در سال 1310، قانون ثبت اسناد و املاك كنونی به تصویب مجلس شورای ملی رسیده و جانشین قانون سال 1308 می‌گردد و این در حالی است كه عملاً دفاتر اسناد رسمی از سال 1307 به صورت موردی و محلی از اداره ثبت منتزع شده و به صورت نهاد خصوصی در كنار اداره ثبت مبادرت و به موازات آن به ثبت اسناد مراجعان می‌نمودند. به عبارت دیگر عمل ثبت اسناد تا قبل از تصویب قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، هم به وسیله اداره ثبت (توسط مباشرین دفتر ثبت) و هم به وسیله دفاتر اسناد رسمی (كه توسط ماده 1 قانون سال 1307 بنا به صلاحدید وزیر عدلیه، آنهم به صورت موردی و با صلاحیت محلی تشكیل گردیده بودند) صورت می‌گیرد. (برداشت مفهومی از ماده 11 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1307). قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، كماكان به ثبت توامان اسناد رسمی توسط مباشرین ثبت (كه به موجب ماده 49 قانون مرقوم به مسئولین دفاتر تغییر نام یافته‌اند) و دفاتر اسناد رسمی اعتقاد دارد. ماده 49 قانون جدیدالتصویب كه در حقیقت برداشتی از ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1290 و ماده 142 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1308 بود، همان وظایف و اختیارات مباشرین ثبت را به مسئولین دفاتر هم تعمیم می‌دهد. (باید توجه نمود كه معنای مسئولین دفاتر، مندرج در ماده 49 قانون ثبت اسناد واملاك سال 1310، بدواً بر مباشرین ثبت صادق بوده و همچنین بعدها قابل تعمیم به صاحبان دفاتر اسناد رسمی بوده است) زیرا همان قانونگذار در مواد 81 و 91 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، به شرح عملكرد دفاتر اسناد رسمی پرداخته و با لحاظ نمودن ماده 91 قانون مرقوم متوجه می‌شویم كه عملكرد صاحبان دفاتر اسناد رسمی و مباشرین ثبت (كه اینك به مسئولان دفاتر تغییرنام داده‌اند) واحد بوده است، لذا به لحاظ وحدت عملكرد صاحبان دفاتر و مباشرین ثبت در تنظیم اسناد مراجعان، نام مسئولین دفاتر را كه اصولاً برای مباشرین ثبت انتخاب نموده، و همین معنا را به صاحبان دفاتر اسناد رسمی نیز قابل تسری می‌داند. حتی این نقطه نظر بعدها در ماده 29 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 نیز قابل تعمیم تجلی می‌یابد.
صاحبان دفاتر اسناد رسمی در كنار مباشرین اداره ثبت، یكی به عنوان نهاد خصوصی و دیگری به عنوان‌های دولتی توأمان مبادرت به رسمیت دادن اسناد مراجعان به ویژه در خصوص نقل و انتقال عرصه و اعیان و منافع غیرمنقول می‌نمایند.تفاوت بین عملكرد این دو نهاد، در این است كه نمایندگان ثبت فقط در دفاتر اسناد رسمی مستقر بودند و اصول اسناد تنظیمی را به ضمیمه حق‌الثبت مأخوذه به اداره ثبت ارسال می‌نمودند تا این موضوع توسط اجزاء اداره ثبت در دفتر املاك درج گردد. حال آنكه مباشرین ثبت (مسئولان دفاتر) كه كارمندان موظف اداره ثبت بوده و در آن اداره مستقر بوده‌اند، قاعدتاً نیازی به حضور نماینده (كه وظیفه‌اش كنترل اسناد ثبت شده در مكان دیگر است) نداشتند.به تبعیت از قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1307، قانون جدیدالتصویب (قانون ثبت اسناد و املاك 1310) در ماده 84 خود، علاوه بر صاحبان دفاتر اسناد رسمی كه دارای دفتر ثبت اسناد رسمی بودند، حضور شخص دیگری بنام نماینده اداره ثبت را در دفاتر اسناد رسمی به رسمیت شناخته بود كه وی نیز می‌بایست همانند صاحب دفتر، دارای دفتری باشد كه عین سند ثبت شده در دفتر صاحب دفتر را در دفتر خود درج نماید. استثنایی كه در این زمینه وجود داشت، ماده 85 قانون مرقوم بود و آن حالتی بود كه هرگاه صاحب دفترخانه اسناد رسمی، مجتهد جامع‌الشرایط باشد، در آن صورت نیازی به حضور نماینده اداره ثبت در دفترخانه وی و مآلا نیازی به وجود دفتر نماینده ثبت در آن دفترخانه نبوده است (با اجازه عدلیه) بلكه دفتری واحد جهت ثبت اسناد در دفترخانه مجتهد جامع‌الشرایط قرار داشته و همچنین دفتری در اداره ثبت محل وجود داشت، تا سندی كه مطابق مقررات از دفتر مجتهد جامع‌الشرایط صادر شده و انتساب امضاء مجتهد جامع‌الشرایط از نظر اداره ثبت مسلم باشد، به وسیله اجزاء ثبت در دفتر موجود در اداره ثبت نیز درج گردد. تفاوت دیگری كه بین دو قانون یاد شده (قانون ثبت اسناد رسمی 1308 و 1310) وجود داشت، بحث اختیاری بودن ثبت املاك و مالاً نقل و انتقال آن به موجب سند عادی یا رسمی در قانون مقدم و اجباری شدن آن در قانون موخر است. (توجه به مواد 46 و 47 قانون ثبت اسناد و املاك 1310 در این زمینه حائز اهمیت فراوان است)تا سال وضع قانون موخر، به لحاظ وضعیت نامساعد اقتصادی ـ اجتماعی جامعه ایران، هنوز در همه نقاط این مملكت دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت تشكیل نشده یا اگر هم تشكیل شده بود، ادارات و دفاتر تشكیل شده دارای شرایط كیفی و مطلوب نبوده‌اند. به همین جهت قانونگذار در دو مورد (1ـ ثبت اسناد كلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع اموال غیرمنقول كه در دفتر املاك ثبت نشده. 2ـ صلح‌نامه، هبه‌نامه و شركت‌نامه) اجباری بودن ثبت اینگونه اسناد را به صلاحدید وزارت عدلیه واگذار و محول نموده بود.
تا سال 1316 وضعیت دوگانه تنظیم سند، از لحاظ مرجع ثبت اسناد راجع به اموال غیرمنقول همچنان ادامه داشت (البته باید در نظر داشت كه با نزدیك شدن به سال 1316 شاهد اقبال عمومی و استقبال مقامات دولتی به منظور انتزاع و انتقال اختیارات راجع به تنظیم سند از سوی اداره ثبت به سمت دفاتر اسناد رسمی می‌باشیم).با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی در مورخه 15/3/1316، كلاً وظیفه تنظیم سند از اداره ثبت منتزع و این وظیفه به عهده دفاتر اسناد رسمی محول می‌گردد و به موجب این قانون و برای اولین بار اصطلاح سردفتر (به جای صاحب دفتر یا مسئول دفتر ) باب می‌شود. قانونگذار در قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316، علاوه بر پیش‌بینی فردی بنام نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی، همچنین به منظور معاضدت سردفتر حضور فرد دیگری را نیز مفروض می‌داند كه صرفاً عنوان معاون سردفتر را داشته و دفتریار نامیده می‌شود.پس عملاً از سال 1316 به بعد، دفاتر اسناد رسمی (حسب مورد و با در نظر گرفتن درجات آنها) متشكل از یك نفر سردفتر، یك یا دو نفر دفتریار و یك نفر نماینده اداره ثبت و تعدادی كارمند بوده است. مطابق قانون كنونی ثبت، (قانون ثبت اسناد و املاك مصوب سال 1310) از سال 1310 تا سال 1316، در صورتی كه سردفتر اسناد رسمی، ضمناً مجتهد جامع‌الشرایط نیز بود، بدون حضور نماینده اداره ثبت و به تنهایی دفتر خود را اداره می‌نمود (صرفاً نامبرده دارای تعدادی كارمند دفترخانه بوده است) به عبارت دیگر دفتر وی در زمان حاكمیت قانون یاد شده فاقد نماینده اداره ثبت بوده است. لیكن از این تاریخ به بعد، (ازسال 1316، یعنی سال انتزاع تنظیم سند رسمی از اداره ثبت و عدم وجود دفتر ثبت معاملات غیرمنقول در اداره مذكور) دفترخانه وی، علیرغم عدم وجود نماینده اداره ثبت، می‌بایست دارای دفتریار بوده و وظیفه نماینده اداره ثبت نیز مطابق ماده 24 نظامنامه آتی‌الذكر بر عهده دفتریار بوده است (یك دفتر جاری در اختیار سردفتر و دفتر نماینده اداره ثبت در اختیار دفتریار) و این یكی از تفاوت‌هایی است كه بین قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 از یك طرف و قانون دفاتر اسناد رسمی 1316 از طرف دیگر وجود داشته است.در سال 1316 و در اجرای مواد 9 و 10 و 15، 20، 21، 22، 24، 36، 53، 57 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی در 85 ماده به تصویب وزارت عدلیه رسیده كه در آن كاملاً به مسأله تفكیك عملكرد دفتریار و نماینده اداره ثبت اشاره شده است. (ماده 24 و 25 نظامنامه مزبور)[6]براساس ماده 47 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، در سال 1317 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی در 64 ماده به تصویب می‌رسد. ماده 19 آئین‌نامه مرقوم كماكان بر ضرورت وجودی دو دفتر ثبت اسناد در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر نماینده ثبت) تأكید نموده بود. به همین دلیل، بر طبق ماده 24 نظامنامه مزبور، در صورت عدم وجود نماینده اداره ثبت در دفترخانه، دفتریار وظیفه نماینده اداره ثبت را نیز عهده‌دار بوده است. دفتریار مذكور (صرفاً و فقط علاوه بر معاونت در این حالت) تنها معاون سردفتر محسوب نمی‌گردید، بلكه نامبرده هم معاون سردفتر و هم جانشین نماینده اداره ثبت بوده و مآلاً عهده‌دار وظائف وی نیز می‌گردید. نمودار زیر وضعیت دفترخانه را در این حالات به تفكیك نشان می‌دهد.
نمودار وضعیت دفترخانه از سال 1310 تا 1316:
سردفتر غیر مجتهد
دفتریار و جانشین نماینده اداره ثبت (در صورت غیبت نماینده)
سردفتر غیرمجتهد
دفتریار و نیز دارای نماینده ثبت در دفترخانه
دفترخانه دارای دو دفتر ثبت بوده است
سردفتر مجتهد جامع‌الشرایط
فقط دارای دفتریار است.
دفترخانه دارای یك دفتر ثبت اسناد است.
وضعیت دفاتر اسناد رسمی تا سال 1354 به همین منوال ادامه داشت، تا اینكه در مورخه 25/4/1354، با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران،دفتریار دفترخانه علاوه بر سمت معاونت سردفتر، نمایندگی اداره ثبت را نیز قانوناً عهده‌دار می‌گردد. به عبارت دیگر از این تاریخ به بعد، به حكم قانون، سمت نمایندگی اداره ثبت و معاونت سردفتر بر روی هم منطبق گردیده و شخص واحدی بنام دفتریار عهده‌دار هر دو وظایف یاد شده می‌شود. بنابراین از این تاریخ به بعد دیگر شاهد حضور شخص ثالثی بنام نماینده اداره ثبت در دفترخانه نمی‌باشیم. مضافاً كلیه اسناد به جای اینكه در دو دفتر ثبت شود فقط در یك دفتر بنام دفتر سردفتر (یا دفتر جاری یا دفتر دفترخانه) ثبت می‌گردد و وجود دفتر ثانی ثبت سند (دفتر جاری نماینده ثبت) نیز به صراحت ماده 18 قانون مرقوم ملغی می‌گردد.ضمناً به مودّای ماده 29 قانون جدیدالتصویب، مواد 49 تا 69 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310در خصوص مسئولان دفاتر (همانطور كه قبلاً بیان شد و قابل اطلاق توامان به مباشرین ثبت و صاحبان دفاتر بود) نسبت به سردفتران و دفتریاران نیز جاری گردید.
در مورخه 17/10/54، آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 در 32 ماده به تصویب وزارت دادگستری رسید. قابل ذكر اینكه تعدادی از مواد آئین‌نامه یاد شده در مورخه 27/11/60 و همچنین تعداد قلیلی از آن در مورخه 6/5/61 توسط شورای عالی قضایی (جانشین قانونی وزیر دادگستری براساس قانون تفویض اختیارات وزیردادگستری به آن شورا) مورد بازنگری قرار گرفت.نتیجه‌گیری تاریخی
از بررسی كلیه قوانین و مقررات وضع شده اعم از قانون، آئین‌نامه، نظامنامه در خصوص حقوق ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمی از 1290 شمسی تاكنون، نتایج تاریخی بسیار جالبی به دست می‌آید.
1ـ از سال 1290 تا سال 1307 (حدوداً 17 سال) عملیات رسمیت دادن به اسناد عادی مراجعان، تنها به وسیله دوائر ثبت و آن هم صرفاً توسط مباشرین ثبت صورت می‌گرفت. از سال 1307 تا سال 1316 (قریب 9 سال) عملیات ثبت اسناد رسمی متعاملین به ویژه اسناد راجع به معاملات اموال غیرمنقول، به صورت تلفیقی هم توسط اداره ثبت و هم به وسیله دفاتر اسناد رسمی صورت می‌گرفت. به لحاظ عدم تقویت دفاتر اسناد رسمی در سال 1307 غلبه با تنظیم اسناد به وسیله دوائر ثبت بوده و بالعكس در اوائل سال 1316، شاهد اقبال عمومی و گرایش به سمت تنظیم اسناد رسمی به وسیله دفاتر اسناد رسمی می‌باشیم و از سال 1316 به بعد، صرفاً شاهد تنظیم اسناد رسمی متعاملین به وسیله دفاتر اسناد رسمی و انتزاع آن از ادارات ثبت می‌باشیم.
نمودار زیر بیان‌كننده سیر تاریخی مرجع ثبت رسمی اسناد مراجعان می‌باشد.
تاكنون 1316 1307 1290
فقط توسط دفاتر اسناد رسمی هم توسط دوایر ثبت و هم دفاتر اسناد رسمی فقط توسط دوایر ثبت
2 ـ چون از سال 1290 تا سال 1307 (حدود 17 سال) دوائر ثبت به تنهایی مبادرت به تنظیم اسناد متعاملین می‌نمودند، لذا اصطلاحاتی نظیر نماینده اداره ثبت در این دوره معنا و مفهومی نداشته و با تشكیل اولین دفاتر اسناد رسمی به موجب قانون سال 1307، ضرورت حضور نماینده اداره ثبت در دفاتر اسناد رسمی قابل توجیه می‌باشد. زیرا این زمان، لحظه‌ای است كه نهادی خصوصی (دفاتر اسناد رسمی) در كنار یك نهاد دولتی (اداره ثبت) مبادرت به تنظیم اسناد مراجعان می‌نماید. به همین جهت ضرورت حضور نماینده و نظارت بر جریان كار ثبت اسناد از جانب دولت در دفاتر اسناد رسمی انكارناپذیر است.
از سال 1307 تا سال 1316 (قریب 9 سال) دفترخانه صرفاً با حضور صاحب دفتر و نماینده اداره ثبت و تعدادی كارمند دفتری اداره می‌گردد. هر یك از نامبردگان (صاحبان دفاتر و نماینده اداره ثبت) دارای دفاتر مخصوصی جهت ثبت اسناد و آنهم به طور جداگانه می‌باشند و سند ابتدا در دفتر صاحب دفتر ثبت و آنگاه در دفتر نماینده وارد می‌گردد.
از سال 1316 به بعد علاوه بر سردفتر و نماینده اداره ثبت، به اعضای دفترخانه شخص جدیدی به نام دفتریار اضافه می‌شود كه صرفاً عنوان معاونت سردفتر را دارا بود. به عبارت دیگر نقش فرد جدید، كمك و مساعدت به شخص سردفتر بوده و بدواً عملكرد نامبرده هیچ ارتباطی با اقدام نماینده ثبت نداشته است و فقط در صورت عدم وجود نماینده ثبت، مطابق ماده 24 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316، نامبرده وظیفه نماینده ثبت را نیز انجام می‌داد. این رویه از سال 1316 تا سال 1354 (قریب 40 سال) به همین منوال ادامه داشت. از سال 1354 به بعد (با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی و كانون سردفتران و دفتریاران) نمایندگی اداره ثبت (یا سازمان ثبت در دفترخانه) به موجب قانون به دفتریار محول و از این تاریخ به بعد دفتریار دارای نقش دوگانه (معاون سردفتر ـ نماینده سازمان ثبت) گردید و به این وسیله با حذف شخص معینی به نام نماینده اداره ثبت، به سمت خصوصی‌سازی كامل تنظیم سند پیش رفته و این حركت تاكنون نیز ادامه دارد.
بیان تاریخچه یاد شده از آن جهت ضروری است كه بدون توجه به سیر تحولات و تطورات دفاتر اسناد رسمی از سال 1307 تاكنون، به هیچ وجه نمی‌توان وظائف و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت و به ویژه دفتریاران را مورد بازشناسی قرارداد و شاید به لحاظ غفلت از تاریخچه مذكور، وظائف و مسئولیتهای دفتریاران در هاله‌ای از ابهام قرار گرفته كه تبیین این موضوع، اصلی‌ترین علت و انگیزه نگارنده می‌باشد.
تبیین وظایف و اختیارات و مسئولیتهای دفتریارا
قسمت اول ـ مقدمه و بررسی اصطلاحات
قبل از بیان تعریف و محدوده وظایف و مسئولیتهای دفتریاران، چون به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 سمت معاونت سردفتر (دفتریار) و سمت نمایندگی اداره ثبت مجزا بوده و در شخص واحدی حلول ننموده بود و بعدها به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، دفتریار هم سمت معاون سردفتر را دارا بوده و هم به عنوان نماینده سازمان ثبت اسناد و املاك در دفترخانه عمل می‌نماید، بنابراین ضروری است بدواً اصطلاحاتی نظیر معاونت و نمایندگی تعریف و محدوده عملكرد هر یك از تعاریف یاد شده معلوم گردد تا آنگاه بتوان با دقت بیشتری مفاهیم وظایف و مسئولیتهای دفتریاران را مورد كنكاش قرار داد.
تعریف معاون:
در فرهنگ لغت معین، در ذیل كلمه معاون آمده است:
معاون: 1) یاری‌كننده، كمك‌كننده 2) كسی كه مقامش در وزارت خانه یا اداره بلافاصله پس از وزیر یا رئیس است و جانشین وزیر یا رئیس محسوب می‌گردد. همچنین در ذیل كلمه معاونت نیز همین معنا را می‌توان از فرهنگ لغت مزبور استنباط نمود. در آنجا كه می‌خوانیم:
معاونت: 1) یاری كردن و كمك كردن. 2) یاری و كمك. 3) مقام شخصی كه در وزارت خانه یا اداره بلافاصله پس از وزیر یا رئیس است. در فرهنگ انگلیسی به فارسی آریان‌پور، ذیل كلمه assistant این كلمات و جمله‌ها درج گردیده است.
Assistant: (صفت ـ اسم) ـ 1ـ معاون، دستیار، یاور، كمك، آسیستان. 2) هرچیز كمك كننده [10]
همچنین در فرهنگ لاروس (فرانسه به انگلیسی) نیز ذیل كلمات Adjoint و Assistant و Assistante می‌توان معنای یكسان انگلیسی Assistant را ملاحظه نمود.در ترمینولوژی حقوقی دكتر لنگرودی ذیل كلمه معاون می‌خوانیم:
Adjoint: (معاون) ـ در لغت به معنای كمك و یاور است و در اصطلاح اداری عضو مقدم پس از رئیس اداره را گویند كه او را یاری می‌دهد و عندالاقتضاء نیابت او را دارد ضمناً در اصطلاحات ذیل بكار رفته است:
1ـ معاون اول (دادرسی): معاون دادستان (دادیار) كه در غیاب دادستان كارهای او را انجام می‌دهد. دادیاری كه این سمت را نداشته باشد معاون دوم نامیده می‌شود
2 ـ معاون ثابت (حقوق اداری): معاون وزارتخانه كه به موجب ماده یكم قانون مربوط به تعیین معاونین ثابت وزارتخانه‌ها مصوب 5/12/1336 منصوب می‌شود و فلسفه آن ایجاد ثبات در امور اداری و بهبود سازمان اداری و سنجش بهتر تشكیلات اداری است.
همچنین آقای دكتر كریم سنجابی در كتاب «حقوق اداری ایران» در مبحث كفالت، عنوان می‌دارند: كفالت ترتیبی است كه به موجب آن در غیاب متصدی مقامی، مأمور دیگری كه قانوناً حق دارد قائم‌مقام او شود، اعمال حقوقی مربوط به او را انجام می‌دهد و به جای او اسناد و مكاتبات اداری را امضاء می‌كند. اصولاً در همه احوال چنانچه متصدی مقامی، به علت مرض یا مسافرت قادر به انجام دادن وظایف خود نباشد، معاون او صلاحیت دارد كه به جای او تمام اعمال حقوقی را انجام دهد.
مضافاً آقای دكتر منوچهر طباطبایی موتمنی در كتاب حقوق اداری خود كاملاً به تفكیك بین مسأله معاونت و كفالت اشاره داشته و عنوان می‌دارند:
گاهی اتفاق می‌افتد به عللی مانند بیماری و مسافرت و امثال آنها مستخدم دولت قادر نیست وظیفه اداری خود را شخصاً انجام دهد و یا آنكه به علت كثرت اشتغالات و ضیق وقت انجام تمام امور برای وی مقدور نیست و چون مطابق اصل مداومت امور عمومی، تعطیلی اداره امور ممكن نیست و كار عمومی بدون وقفه باید انجام گیرد قانونگذار انتقال صلاحیت و اختیارات را در موارد ذیل جائز دانسته است.
1ـ كفالت ـ كفالت ترتیبی است كه به موجب آن در غیاب متصدی، شخص دیگری به طور موقت انجام امور مربوط به آن را به عهده گیرد. بدون متصدی ماندن شغل و مقام اداری ممكن است ناشی از فوت و یا بیماری و یا مسافرت آن و یا به علت عدم تعیین متصدی و مسئول باشد.
در اصطلاح اداری، كارمندی كه به طور موقت قائم‌مقام شغل بالاتری می‌گردد، كفیل نامیده می‌شود. در غیاب متصدی هر مقامی، معاون او به خودی خود كفیل این مقام است.
بنابراین همانگونه كه مشاهده می‌شود، معنای دقیق معاون در كلیه فرهنگ‌های موجود و ادبیات حقوق اداری، عبارت از كسی است كه بلافاصله پس از شخص مسئول، دارای مقام می‌باشد و در صورت غیبت، مسافرت و بیماری شخص مسئول، معاون وی، به خودی جانشین نامبرده خواهد شد و ضمناً شخص مسئول، می‌تواند در صورت حضور خود، پاره‌ای از اختیارات خود را به منظور تسهیل در انجام امور، بوی تفویض نماید. به عبارت دیگر مطابق تعاریف یاد شده، معاون شخصی است كه در غیاب رئیس، قانوناً عهده‌دار وظائف وی بوده و در حضور وی نیز موظف است اموری را كه از جانب رئیس به وی محول می‌گردد از باب یاری و مساعدت به رئیس انجام دهد. بدیهی است در حالت اول (در غیاب رئیس و بدون اذن وی) مسئولیت معاون شخصی است و در حالت دوم مسئولیت معاون و رئیس، تضامنی خواهد بود. به دیگر سخن هر گاه رئیس اداره یا نهادی، در صورتی كه شخصاً در محل كار خود حضور داشته و اموری را به معاون خود ارجاع نماید و معاون فوق‌الذكر امور یاد شده را انجام دهد در این صورت هرگونه اشكالی در این ارتباط، باعث مسئولیت تضامنی رئیس (به عنوان ارجاع كننده امور) و معاون (به عنوان انجام دهنده امور) خواهد شد. همین وضعیت در صورت عدم حضور رئیس نیز قابل تصور است. به عنوان مثال هر گاه رئیس برای انجام امری دو روز در اداره خود حاضر نباشد و طی دستوری به معاون خود شرح موارد انجام وظیفه در غیاب رئیس را معین نماید، هرگونه اقدامی كه معاون در حدود دستور انجام دهد باعث مسئولیت تضامنی (رئیس و معاون توامان) خواهد بود و هر گونه اقدامی خارج از دستور، باعث مسئولیت فردی و شخصی معاون خواهد بود.
تعریف نماینده:
در فرهنگ لغت معین، ذیل كلمه نماینده آمده است:
«نماینده: 1ـ نشان دادن 2 ـ وكیل، مباشر (از طرف كسی) 3ـ كارگزار 4ـ وكیل مجلس (شوری ـ سنا) 5ـ نشانه، علامت 6ـ در ریاضیات نماینده هر عدد عبارت است از تعداد دفعاتی كه آن عدد باید در خود ضرب شود 7 ـ آژان یا مأمور بانك در شهرهای دیگر (فرانسه)
نماینده سیاسی = كسی كه از طرف دولت متبوع خود در كشورهای دیگر مأموریت سیاسی دارد و آن شامل سفیران، وزیران مختار و كارگزاران است.
معادل كلمه «نماینده» در زبان انگلیسی و فرانسه دو كلمه «Representaion» و «Agent» می‌باشد در فرهنگ انگلیسی ـ فارسی آریان‌پور، ذیل كلمه Representation آمده است:
Representation: 1 ـ نمایندگی، وكالت 2ـ نمونه، تصویر، عكس، تجسم 3ـ وانمود، اظهار، تظاهر 4ـ هیأت نمایندگی 5 ـ اعتراض و شكایات.
همچنین دكتر آریان‌پور در همان فرهنگ ذیل كلمه «Agent» آورده‌اند:
Agent: 1ـ نماینده، كارگزار، پیشكار، عامل، امین، دستیار، وكیل كنشگر 2ـ كارمند دولت، عنصر سازمان دولتی، آژان 3ـ موجب، باعث
در فرهنگ لغت حقوقی بلاك، ذیل كلمه Agent آمده است
نماینده:
1ـ شخصی كه به وسیله دیگری مجاز به انجام عملی برای وی شده یا مورد اعتماد شخصی قرار گرفته است كه با دیگری تجارت نماید. شخصی كه به موجب قرارداد یا روابط سازمانی (نمایندگی) برای دیگری عملی را انجام داده یا اموری را نمایندگی نماید.
2ـ نماینده امور بازرگانی كه عملكردش در ایجاد، تعدیل، اثر، پذیرش، اجرا و فسخ تعهدات قراردادی بین رئیس با طرف ثالث، به نام رئیس احتساب گردد. كسی كه عهده‌دار انجام معاملات، تجارت یا مدیریت پاره‌ای از امور برای دیگری باشد یا با اختیارات حاصله به حساب دیگری و به نفع وی اقدام نماید.
3ـ كسی كه به جای دیگری و با اختیارات حاصل از وی انجام وظیفه نماید. جانشین، قائم‌مقام، فرد تعیین شده توسط رئیس با اختیارات انجام اموری كه رئیس هم بتواند آن امور را انجام دهد.
4 ـ كسی كه نه تنها با اموری نظیر خدمت كردن سر و كار دارد بلكه با اشخاصی مرتبط است كه از قدرت تصمیم‌گیری وی به عنوان ابزاری استفاده می‌نمایند تا به صورت متناوب روابط قراردادی بین رئیس و شخص ثالث برقرار نماید.همچنین در فرهنگ پیشرفته انگلیسی ـ انگلیسی اكسفورد در ذیل كلمه agent می‌خوانیم:
1ـ كسی كه عملی را برای دیگری انجام دهد یا اموری را برای دیگری در تجارت، سیاست و غیره مدیریت نماید. مانند نماینده بیمه، نماینده شركت هوایی، نماینده ادبی، نماینده ما در خاورمیانه و نظایر آن.
2 ـ الف) شخصی كه چیزی را انجام دهدیا سبب پیدایش چیزی گردد: نماینده‌ای كه خود دارای مسئولیت است.
ب) نیرو یا ماده‌ای كه اثری تولید نموده یا ایجاد تغییری بنماید: عامل پاك‌كننده یا عامل اكسید كننده، مخمر عامل عمل‌آوری نان.
3 ـ مأمورمخفی، عامل دشمن، همچنین نگاه كنید به عامل دوگانه، نماینده دولت، نماینده آزاد.
و همچنین آقای دكتر حسینقلی كاتبی در فرهنگ حقوقی فرانسه ـ فارسی خود، ذیل كلمه Agent d’Affaires ، معادل فارسی آن را نماینده، عامل، پیشكار، نماینده رسمی كه عملیات و اقدامات لازم را از طرف موكل و به نفع وی انجام می‌دهد، ذكر نموده‌اند.همچنین كلماتی نظیر Agent d’ assurance و
Agent de commerce و Agent de change و Agent diplomatique توسط ایشان به ترتیب نماینده یا عامل بیمه، نماینده تجارتی، نماینده مبادله اوراق بهادار، نماینده سیاسی یا دیپلماتیك معنا گردیده است.
با توجه به متون فوق‌الذكر، معین می‌گردد كه معنای كلمه نماینده در زبان فارسی، بر هر دو كلمه Representation و agent منطبق است به ویژه كلمه Agent با ساختار مفهومی نماینده سازگارتر می‌باشد. در این معنا، نماینده در حقیقت، عامل شخص، سازمان یا نهادی معین در نطقه دیگر می‌باشد كه می‌بایست مطابق خواست و منویات آن فرد، سازمان یا نهاد اقدام نماید.
همانگونه كه می‌دانیم در مباحث حقوق اداری یكی از وظایف وزارتخانه‌ها، مؤسسات و سازمانها و نهادهای دولتی، مبحث نظارت است. بحث نظارت و اعمال آن به ویژه هنگامی كه بر عملكرد سایر نهادها و ادارات باشد فقط از باب نمایندگی امكان‌پذیر می‌باشد. آقای دكتر منوچهر طباطبایی موتمنی در كتاب حقوق اداری خود، با استناد به ماده 31 قانون محاسبات عمومی كشور مصوب 1366، مثال بسیار جالبی از نمایندگی و نظارت را ارائه می‌نمایند. ایشان عنوان می‌دارند: « ذیحسابان وزارت دارایی مستقر در وزارتخانه‌ها، موسسات دولتی و شركتهای دولتی و سایر سازمانها، شبكه وسیعی از تأسیس حقوقی نمایندگی را تشكیل می‌دهند كه به وسیله آنها وزارت دارایی بر دخل و خرج دستگاههای اداری نظارت می‌نماید. به عبارت دیگر ذیحسابان نمایندگان وزارت دارایی در سایر وزارتخانه‌ها، مؤسسات و شركتهای دولتی می‌باشند كه وظایف مالی خاصی را عهده‌دار می‌باشند» . [21] پس مشاهده می‌نمائیم كه نماینده، مأمور نهاد دیگری (معمولاً دولتی) در نهاد دیگر (دولتی یا خصوصی) كه نظارت بر حسن عملكرد مقررات قانونی (معمولاً مالی) نهاد محل مأموریت را وجهه همت خود قرار می‌دهد.تفاوت ساختاری معنای اصطلاحات معاون و نماینده:
نقطه افتراق، تعاریف كلمات «معاون» و «نماینده»در این است كه معنای كلمه «معاون» بیشتر بر پایه خصلت درون سازمانی استوار است حال آنكه معنای كلمه نماینده تمایل به خصلت برون سازمانی دارد. بر پایه همین استدلال، معاون شخصی است كه از درون همان سازمان، ساختار، نهاد یا اداره انتخاب یا انتصاب می‌گردد كه پس از رئیس، عهده‌دار وظائف وی می‌باشد و بیشترین وظائف وی، اموری است كه از جانب رئیس به وی ارجاع می‌گردد یا اینكه مطابق قانون عهده‌دار آن وظائف می‌باشد (رابطه طولی بین رئیس و معاون).
حال آنكه نماینده، فردی است كه از نهاد دیگری در سازمان، ارگان یا نهاد دیگر مأموریت انجام كار معینی را دارد و خصلت وابستگی بیرونی وی كاملاً مبرهن می‌باشد (رابطه عرضی بین رئیس و نماینده).
برای بررسی تعاریف كلمات «معاون و نماینده» و انطباق آن با مفهوم دفتریار، از تاریخچه حقوق دفاتر اسناد رسمی استمداد جسته و برهه‌ای از تاریخ دفاتر اسناد رسمی را در نظر می‌آوریم كه به صورت عملی، دفتریار و نماینده اداره ثبت دو شخص متفاوت بوده‌اند. (سال 1316 تا دهه چهل) در این زمان، دفتریار شخصی است كه صرفاً صفت معاونت سردفتر را دارا می‌باشد (رابطه طولی بین سردفتر و دفتریار) و نماینده اداره ثبت هم فردی است كه از جانب اداره ثبت (به عنوان یك نهاد دولتی) مأموریت داشته تا در دفترخانه (كه نهاد خصوصی محسوب می‌گردد) حضور یافته و بر روند صحت امور مالی دفترخانه نظارت نماید (رابطه عرضی بین سردفتر و نماینده)، پس در این سنوات، دفتریار شخصی درون نهادی (عامل درونی دفترخانه) است، حال آنكه نماینده ثبت، شخص برون نهادی (عامل اداره ثبت در دفترخانه) محسوب می‌گردد.ماده 24 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1316 در این زمینه مقرر می‌داشت:
دفتریار كسی است كه سمت معاونت دفترخانه را دارا است و برحسب پیشنهاد سردفتر و تصویب وزارت عدلیه انتخاب می‌شود. وظایف دفتریاران به موجب نظامنامه وزارت عدلیه معین خواهد شد.
همانگونه كه مشاهده می‌نمائیم بر روابط سردفتر ـ دفتریار تا سال 1354 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 (به ویژه این ماده قانونی) و مواد نظامنامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 حاكم بوده است. مضافاً همچنانكه در باب معاونت عنوان شد تا زمانی كه سردفتر در دفترخانه وجود داشت، دفتریار فقط معاون سردفتر بوده و می‌بایست دستورات وی را اطاعت نماید. لیكن هرگاه سردفتر از حضور در دفترخانه غیبت می‌نمود با توجه به صراحت ماده 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، دفتریار (معاون سردفتر) به صورت خودكار و بدون وجود هیچگونه تشریفاتی (نظیر صدور ابلاغ كفالت دفترخانه) وظایف سردفتر را عهده‌دار می‌گردید. بدیهی است در حالتی كه دفتریار زیرنظر سردفتر انجام وظیفه می‌نمود مطابق ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، سردفتر مسئول اعمال دفتریار خود نیز بود لیكن هرگاه دفتریار در زمان غیبت سردفتر یا مرخصی یا بیماری وی انجام وظیفه می‌نمود با جمع بین ماده 25 و 26 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 دفتریار در این خصوص مسئولیت شخصی داشت (این در صورتی بود كه سردفتر به وی اختیارات خود را تفویض نمی‌نمود).
اگر در آن برهه تاریخی، اشتباهاً دفتریار را علاوه بر معاون سردفتر، عامل اداره ثبت كل (سازمان ثبت اسناد و املاك فعلی) نیز در دفترخانه بدانیم. در آن صورت، در زمان بروز تخلف از جانب دفتریار، علی‌القاعده اداره ثبت می‌بایست همانند سایر كاركنان خود، نامبرده را نیز در محكمه انتظامی اداری كاركنان ثبت مورد تعقیب انتظامی قرار دهد لیكن مرجع انتظامی رسیدگی به تخلفات دفتریاران به موجب ماده 36 قانون یاد شده همان مرجعی بود كه به تخلفات سران دفاتر رسمی رسیدگی می‌نمود.در صورتی كه نماینده اداره ثبت (كه شخصی غیر از دفتریار محسوب شده و از طریق اداره ثبت كل یا سازمان ثبت اسناد واملاك، به دفترخانه معرفی می‌گردید) در كار خود تخلف می‌نمود، تخلف وی در اداره ثبت (همانند سایر كارمندان اداره ثبت) توسط محكمه رسیدگی به تخلفات اداری كاركنان اداره كل ثبت یا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور مورد رسیدگی واقع می‌شد. پس تفاوت مرجع رسیدگی به تخلفات دفتریار (عامل درونی نهادی) و نماینده اداره ثبت (عامل برون نهادی) خود گویای تفاوت و جدایی شخصیت و شرح وظایف آنان نیز می‌باشد.
عهده‌داری وظیفه سردفتر، به وسیله دفتریار دفترخانه (كه همان خصلت و عملكرد هر معاونی است) علاوه بر ماده 26 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، صراحتاً در ماده 50 قانون مزبور نیز پیش‌بینی شده بود.
از سال 1354 به بعد، تعاریف یاد شده، به موجب وحدت وظایف نماینده سازمان ثبت و دفتریار و تحمیل وظایف نمایندگی سازمان ثبت به دفتریار (به موجب قانون) باعث گردید كه دفتریار بنا به تعریف یاد شده، شخصی با دو ماهیت درون نهادی و برون نهادی تلقی گردد. این وحدت وظایف از یكسو و همچنین مقرر شدن وحدت بالقوه شرایط سردفتری برای كفیل دفترخانه(وحدت شرایط كفالت سردفتری با شرایط مقرر برای سردفتری) مندرج در تبصره ماده 7 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 از یك سو و تصور از بین رفتن و نسخ نظامنامه قانون دفتر اسناد رسمی مصوب 1316 به موجب وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 و قانون دفاتر اسناد رسمی 1354 از سوی دیگر باعث تشكیك در شرح وظایف دفتریاران گردید كه هدف مقاله حاضر تبیین و ایضاح وظائف یاد شده نیز می‌باشد.قسمت دوم: موارد وظائف و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت و دفتریاران
مدخل
همانگونه كه در سابق نیز به آن اشاره شد، از سال 1310 به بعد، اعضای دفترخانه عبارت بودند از صاحبان دفتر و نمایندگان اداره ثبت كل و تعدادی كارمند و تشكیلات دفاتر اسناد رسمی، از سال 1316 تا سال 1354 (برحسب درجات دفترخانه) عبارت از یك سردفتر (برحسب درجات) و یك یا دو دفتریار (برحسب درجات) و یك نماینده اداره ثبت كل (با توجه به تغییر نام اداره ثبت كل از سال 1352، نماینده مزبور از سال 1352 لغایت 1354، به نماینده سازمان ثبت اسناد و املاك كشور تغییر نام می‌یابد) و به تعداد لازم كارمند دفتری بوده است، دفتریار در این دوره صرفاً خصلت معاونت سردفتر را دارا بوده (خصلت درون نهادی) و نماینده اداره ثبت كل (یا سازمان ثبت اسناد و املاك كشور) كارمند رسمی دولت بوده است كه از جانب سازمان ثبت اسناد و املاك كشور در دفترخانه نمایندگی نظارت بر صحت ثبت و امور مالی در دفترخانه را داشته است. [24]
از سال 1310 تا سال 1354، بر روابط درون نهادی دفترخانه (تعامل بین سردفتر و دفتریار از یك سو و نماینده اداره ثبت كل یا سازمان ثبت از سوی دیگر)، مجموعه قوانین ثبت اسناد و املاك و دفاتر اسناد رسمی به ویژه چهار مقرره زیر حكومت داشته است.
الف) قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 و آئین‌نامه مربوطه مصوب 1317 (با اصلاحات بعدی)
ب) قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316
ج) نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 (با اصلاحات بعدی)
د) آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 (با اصلاحات بعدی)عمده وظایف دفتریار و همچنین نماینده اداره ثبت كل، در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 درج گردیده است دو ماده مهم این نظامنامه كه به شرح عملكرد، این دو گروه متفاوت پرداخته است، ماده 24 و 25 نظامنامه می‌باشد. شاید اولین سوالی كه به ذهن هر خواننده‌ای خطور نماید این باشد كه آیا باوضع آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در سال 1317 شمسی، نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 ملغی گردیده است یا خیر؟ در صورتی كه پاسخ این سؤال مثبت باشد، علی‌القاعده می‌بایست اینگونه نتیجه‌گیری نمائیم كه مواد 24 و 25 نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و (موادی كه ناظر بر وظائف و مسئولیتهای دفتریاران و نمایندگان اداره ثبت كل می‌باشد) نیز به تبع اصل، نسخ شده، محسوب می‌گردد و در صورتی كه پاسخ سوال یاد شده منفی باشد در آن صورت با وجود وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317، كماكان نظامنامه مذكور (حداقل تا سال 1354) به اعتبار و قوت خود باقی بوده است.
برای پاسخگویی به سوال یاد شده (اعم از مثبت و منفی) هیچ ضرورتی به طی نمودن راه طولانی نمی‌باشد. كافی است نیم‌نگاهی به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و اصلاحیه‌های بعدی آن بیاندازیم و اگر در نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 اصلاحاتی را بیابیم كه تاریخ آن بعد از سال 1317 (تاریخ وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی) باشد. در آن صورت ناگزیریم به حكم عقل، به بقاء نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 حتی با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 رأی دهیم و در غیر این صورت، اگر اصلاحاتی بعد از سال 1317 (سال وضع آئین‌نامه مذكور) در نظامنامه مذكور وجود نداشت، علی‌القاعده می‌بایست حكم به ملغی‌الاثر شدن نظامنامه مذكور نمائیم. (مقرره موخر، مقرره مقدم را نسخ ضمنی یا صریح می‌نماید)با مراجعه به نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 متوجه می‌شویم كه در چندین نوبت، در نظامنامه یاد شده اصلاحاتی صورت گرفته است. بعضی از اصلاحات نظامنامه، مقارن با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 است: نظیر تبصره ماده 26 نظامنامه در ذیل فصل هفتم، كه الحاقی سال 1317 شمسی می‌باشد (مجموعه قوانین سال 1317 ص 237). و تعدادی از اصلاحات نظامنامه یاد شده مربوط به بعد از سال 1317 (سال وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی) مربوط می‌باشد: به عنوان مثال ماده 30 مكرر (الحاقی به سال 1323)تبصره 31 (الحاقی به سال 1326)، ماده 37 (اصلاحی سال 1340)، ماده 39 (اصلاحی سال 1320) تبصره ماده 39 (الحاقی سال 1324)، فصل دهم مربوط به طرز اخذ تضمین مندرج در ماده 19 قانون دفاتر اسناد رسمی مواد 41 تا 48 نظامنامه (اصلاحی سال 1328) ماده 81 نظامنامه (اصلاحی سال 1322) و ماده 82 تا 85 نظامنامه (اصلاحی سال 1328) از جمله موارد اصلاحی بعد از وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی می‌باشند. با تدقیق در مواد و زمان اصلاح نظامنامه یاد شده، مشاهده می‌گردد كه قانونگذار علیرغم وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی به سال 1317، با اصلاح نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، در سال 1317 و سنوات بعد از 1317 نظر به استمرار جریان حقوقی نظامنامه داشته است و نمی‌توان با هیچ دلیل حقوقی عنوان داشت كه با وضع آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317، نظامنامه یاد شده ملغی‌الاثر گردیده است. همچنین ممكن است اینگونه به ذهن تداعی گردد كه قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1354، كلیه مواد نظامنامه را ملغی‌اثر نموده است حال آنكه به صراحت ماده 76 قانون دفاتر اسناد رسمی سال 1354، فقط آن قسمت از قوانین و مقررات كه مغایر با مقررات این قانون باشد، نسخ شده است. مضافاً اگر عنوان نمائیم كه مواد 24 و 25 نظامنامه جزو قسمت‌های نسخ شده می‌باشد، در آن صورت ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، به ویژه در شرح وظایف دفتریار (بالاخص در آن قسمت كه دفتریار مشمول اموری است كه به موجب مقررات به عهده او محول شده) فاقد جایگاه واقعی خواهد بود زیرا با نسخ مادتین 24 و 25 نظامنامه سال 1316، هیچگونه مقرره قانونی در جهت شرح وظایف قانونی دفتریاران وجود نخواهد داشت.
حال كه مشروعیت وجودی نظامنامه را مورد پذیرش عقلی قرار دادیم به شرح وظایف و مسئولیتهای دفتریاران 1316 ـ تاكنون و نمایندگان اداره ثبت از سال 1310 تا 1354 می‌پردازیم.وظایف و مسئولیت دفتریاران و نمایندگان اداره ثبت
با پذیرش تفكیك نقش دفتریاران (معاونان سران دفاتر و عوامل درون نهادی دفاتر اسناد رسمی) و با تأكید بر مفهوم «معاون و نماینده» در قسمت‌های قبلی، اینك با تكیه بر قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 و آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی 1317 و نظامنامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1316 بالاخص با تأكید بر ماده 24 و 25 نظامنامه مذكور به شرح وظائف و مسئولیتهای تفكیكی نمایندگان اداره ثبت كل و دفتریاران می‌پردازیم.
الف) وظیفه و مسئولیتهای نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی (1310 ـ 1354)
با تدقیق در ماده 24 نظامنامه مذكور و استفاده از براهین عقلی می‌توان به شرح وظایف نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی آن روزگار پی برد. ماده 24 نظامنامه یاد شده مقرر می‌دارد:
« در صورتی كه دفترخانه نماینده نداشته باشد، نگهداری نسخه ثانی دفتر نماینده و دفتر عایدات و دفتر گردش تمبر و دفتر ثبت مكاتبات مندرج در ماده 23 قانون دفتر اسناد رسمی به عهده دفتریار خواهد بود و چنانچه دفترخانه با داشتن دفتریار نماینده هم داشته باشد، سوای نسخه ثانی دفتر اسناد رسمی و دفتر گردش تمبر (كه به عهده نماینده خواهد بود) نگهداری سایر دفاتر فوق به عهده دفتریار است.»
از نگرش منطقی و تدقیق در ماده مرقوم از نظامنامه یاد شده، اینگونه استنباط می‌شود كه مطابق ماده 24 نظامنامه مذكور، در آن روزگاران نمایندگان اداره ثبت عهده‌دار این وظائف بوده‌اند:
1ـ نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی (نگهداری دفتر مخصوص نماینده ثبت)
2ـ نگهداری دفتر گردش تمبر
با تدقیق در ماده 11 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317، مشاهده می‌نمائیم كه وظیفه سومی (دریافت وجه تودیعی مراجعان تا دویست ریال) نیز به عهده نمایندگان اداره ثبت كل، گذارده شده است.همچنین با مراجعه به ماده 18 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 مشخص می‌گردد كه علاوه بر وظائف سه‌گانه فوق به نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی وظیفه داشتند كه اسناد تنظیمی دفترخانه‌ها را امضاء نمایند. به عبارت دیگر علاوه بر متعاملین، سند تنظیمی توسط دفترخانه به وسیله سردفتر و نماینده اداره ثبت كل امضاء می‌گردید.
اینك به طور اختصار به شرح وظایف چهارگانه نمایندگان اداره ثبت كل در دفترخانه‌ها پرداخته می‌شود.
1ـ نگهداری نسخه ثانی دفتر ثبت اسناد رسمی:
چون از سال 1310 تا سال 1354 اسناد مراجعان مستنداً به ماده 84 قانون ثبت اسناد و املاك كشور 1310 می‌بایست در دو دفتر (دفتر سردفتر و دفتر ثانی ثبت) به ثبت رسد، لذا نماینده اداره ثبت كل، مسئول نگهداری دفتر ثانی ثبت و موظف به دقت در ترتیب نوشتن آن بوده است. (ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316 نیز بر وجود دو دفتر تأكید داشته است). هر گونه قصوری در زمینه نگهداری دفتر یاد شده (كه به دفتر نماینده اداره ثبت نیز معروف است) موجب مسئولیت انتظامی نماینده اداره ثبت كل بوده و این مسئولیت هیچ ارتباطی به سردفتر یا دفتریار نداشته است مگر اینكه دفتریار وظیفه نماینده ثبت را در این باره نیز عهده‌دار بوده باشد. همچنین مطابق ماده 87 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310، ضرورتی به امضاء شهود و مطلعین در دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) نبوده، بلكه این امور صرفاً در دفتر سردفتر قید می‌شد. مضافاً مطابق ماده 84 قانون ثبت اسناد و املاك مصوب 1310 نماینده موظف بود تا هر معامله و تعهدی كه در دفتر سردفتر به ثبت می‌رسد، آن را در دفتر خود نیز به ثبت رساند چه بسا ممكن بود سردفتر مبادرت به تنظیم سند اقرار و غیره نماید كه عرفاً معامله و تعهد تلقی نگردد در آن صورت موضوع در دفتر سردفتر ثبت می‌گردید لیكن به نظر می‌رسد كه ضرورتی به درج موضوع در دفتر نماینده (نسخه ثانی دفتر ثبت) نبوده باشد به همین دلیل و سایر ادله، ممكن بود دفتر سردفتر و دفتر نماینده از لحاظ برابری و تسلسل شمارگان مختلف گردد. [25]قابل توجه اینكه با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354، مستنداً به ماده 19 آن و با عنایت به بند 1 ماده 11 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 دیگر نیازی به وجود دو دفتر (دفتر سردفتر و دفتر نماینده ثبت) نبوده و منبعد كلیه اسناد مراجعان در یك دفتر بنام دفتر سردفتر یا دفتر جاری دفترخانه به ثبت خواهد رسید
2ـ نگهداری دفتر گردش تمبر:
همانگونه كه در بالا اشاره شد از دیگر وظائف نماینده اداره ثبت كل، نگهداری دفتر گردش تمبر بوده است. تا قبل از الحاق ماده 151(در مورخه 18/10/51) به قانون ثبت اسناد و املاك كشور مصوب 1310 رویه جاری دفاتر (از سال 1316 تا سال 1351 شمسی) این بوده است كه دفترخانه مستنداً به بند 4 ماده 23 قانون دفاتر اسناد رسمی 1316، علاوه بر سایر دفاتر قانونی موجود، موظف به داشتن دفتر گردش تمبر بوده‌اند كه براساس آن نماینده اداره ثبت كل (به عنوان نماینده دولت در مفهوم اعمال حاكمیت) تمبر دولتی معادل حق‌الثبت بر روی سند الصاق و سپس تمبر مزبور را ابطال می‌نموده است. به همین جهت نماینده اداره ثبت كل، دفتری بنام دفتر گردش تمبر داشته است تا ورودی و خروجی تمبر دولتی را در آن درج نماید. ضرورت وجودی دفتر تمبر و نگهداری آن تا سال 1351 وجهه قانونی داشته است لیكن به موجب قسمت اخیر ماده 151 الحاقی به قانون ثبت اسناد و املاك كشور رویه الصاق و ابطال تمبر از 18/10/1351 ملغی و به تبع آن نگهداری دفتر گردش تمبر منسوخ گردیده است.
3 ـ دریافت وجوه تودیعی مراجعان
از دیگر وظائف نمایندگان اداره ثبت كل در دفاتر اسناد رسمی، دریافت وجوه تودیعی مراجعان تا 200 ریال و دادن رسید به آنان بوده است كه این موضوع در ماده 11 آئین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1317 تبیین گردیده است كه در غیاب نماینده، سردفتر نیز می‌تواند مبادرت به انجام چنین كاری نماید.
اگر وظائف نماینده اداره ثبت كل را منحصر به سه مطلب یاد شده (نگهداری دفتر ثانی ثبت و دفتر گردش تمبر و دریافت وجوه تودیعی مراجعان تا دویست سال) بدانیم در آن صورت با وضع قانون دفاتر اسناد رسمی 1354 و الغاء وجود دو دفتر در دفترخانه و ملغی شدن روش الصاق تمبر و نگهداری دفتر گردش تمبر، دیگر نباید ضرورتی به وجود نماینده اداره ثبت كل (سازمان ثبت اسناد و املاك) احساس گردد. زیرا انجام وظیفه سوم علیرغم عدم پیش‌بینی عمل نماینده ثبت توسط دفتریار به موجب ماده 11 آئین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی 1317، توسط سردفتر نیز می‌توانست صورت پذیرد و وجود یا عدم وجود نماینده اداره ثبت كل خللی به نحوه دریافت وجوه تودیعی مراجعان وارد نمی‌ساخته است.
4 ـ امضاء سند:
وظیفه چهارم نماینده اداره ثبت كل، كه همانا امضاء نمودن سندی است كه توسط دفترخانه تنظیم گردیده، صرفاً به واسطه وجود دو دفتر در دفترخانه (دفتر سردفتر و دفتر ثانی دفترخانه) تجلی و مشروعیت می‌یابد و چون نماینده اداره ثبت سند را در دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) با رعایت مواد 84 و 87 قانون ثبت اسناد و املاك وارد می‌نمود لذا ضرورت داشت سند تنظیمی وارد شده در دفتر ثانی را نیز امضاء نماید تا صحت مراتب ثبت و سند توسط وی تأیید گردد، در سایر موارد، اینگونه به نظر می‌رسد كه نماینده چون سندی را در دفتر خود (نسخه ثانی دفتر ثبت) وارد نمی‌نمود لذا ضرورتی به امضاء آن نداشت( مانند فسخ نامه‌ها و اقاله اسناد راجع به اموال منقول، كه در امضاء آن دخالتی نداشت) [29]بنابراین با از بین رفتن دفتر نماینده ثبت (نسخه ثانی دفتر ثبت) و از بین رفتن ضرورت وجودی شخص مستقلی به نام نماینده ثبت در دفترخانه به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 و با امعان نظر به از بین رفتن وظائف نمایندگان اداره ثبت در دفترخانه تا قبل از سال 1354 جای این سؤال خالی و باقی است كه علیرغم تحمیل وظائف نمایندگی سازمان ثبت به دفتریار (به موجب ماده 3 قانون دفاتر اسناد رسمی 1354) آیا اصولاً وظیفه‌ای از نمایندگی اداره ثبت یا سازمان ثبت اسناد و املاك به موجب قوانین موجود باقی مانده بوده است كه بخواهند آن را در آن زمان به دفتریار تحمیل نمایند؟ به عبارت ساده‌تر بعد از نسخ وجود دو دفتر در دفترخانه و الغاء رویه الصاق و ابطال تمبر علی‌القاعده نباید دیگر وظیفه‌ای متوجه نماینده اداره ثبت كل در دفترخانه باشد تا بخواهیم آن را به دفتریار منتقل نمائیم، مگر اینكه وظایف دیگری (غیر از وظائف 4 گانه فوق) نیز برای نمایندگی اداره ثبت كل در دفترخانه قابل تصور باشد كه متأسفانه راقم این سطور با تمام تلاش خود نتوانسته است به وظائف یاد شده دسترسی و آگاهی داشته باشد. امید آنكه سران و دفتریاران با سابقه دفاتر اسناد رسمی و مقامات عالی‌رتبه سازمان ثبت و ادارات كل ثبت استانها و ادارات ثبت شهرستانها راقم این سطور را در این زمینه یاری نمایند.
http://www.irbar.com/om
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر